5 meilleurs systèmes de réservation et d’hôtellerie de bureau

Aujourd’hui, tous les lieux de travail n’utilisent pas le style de travail traditionnel de l’attribution de sièges. Le « hot desking » (lorsque les employés se présentent au travail et s’emparent du bureau disponible) et le « desk or office hoteling » (lorsque les employés peuvent réserver leur espace de travail à l’avance) sont deux types d’options de bureau hybride que les employeurs modernes adoptent. Les logiciels de gestion du lieu de travail s’efforcent de maintenir l’organisation et la prévisibilité de tous les types d’espaces de travail alternatifs. Il existe de nombreuses options intéressantes, et nous allons partager avec vous quelques-unes de nos préférées.

Qu’est-ce qu’un logiciel d’hôtellerie de bureau ?

Les logiciels d’hôtellerie de bureau sont généralement dotés d’un assortiment de fonctionnalités permettant de répondre à tous les besoins en matière de gestion des espaces de travail. Par exemple, pour le hot desking, le logiciel mettra à jour les bureaux disponibles par rapport à ceux qui sont utilisés afin que les employés puissent plus facilement trouver un endroit pour travailler. Pour la réservation de bureaux, le logiciel permet aux employés de réserver un espace à l’avance et même sur une base permanente. Les utilisateurs peuvent également réserver d’autres types d’espaces, comme des salles de réunion, des ascenseurs de service, des salons, etc.

Les logiciels de gestion du lieu de travail donnent également beaucoup de contrôle aux superviseurs. Grâce à la collecte de données, les gestionnaires peuvent voir les tendances d’utilisation et prévoir les besoins futurs. De plus, des règles permettent de contrôler qui peut réserver des espaces de travail dans certaines zones et le type d’accès à ces espaces. En outre, il est possible de choisir parmi différentes vues, notamment une vue d’ensemble du plan d’étage et les détails d’un espace de travail spécifique.

5 meilleurs systèmes de réservation et d’hôtellerie de bureau

Les lieux de travail hybrides gagnent en popularité, surtout depuis que le COVID a changé le mode de fonctionnement des entreprises, et de nombreux logiciels excellents ont vu le jour. Pour cet article, nous avons sélectionné nos cinq favoris pour vous permettre de commencer votre recherche.

1. Logiciels EMS pour la réservation de bureaux

Lelogiciel EMS pour la réservation de bureaux permet aux travailleurs de réserver, mettre à jour, modifier et annuler des réservations en utilisant l’outil web ou l’application mobile. Filtrez les espaces de travail disponibles en fonction du type de siège ou d’espace, des commodités et de l’équipement. Réservez également toutes sortes d’espaces de travail, des cubicules aux bureaux, en passant par les tables partagées, les bureaux debout et même les sièges de salon, comme les canapés.

Créez des quartiers désignés pour que les équipes ou les services puissent s’asseoir les uns à côté des autres. Affichez un plan d’étage en temps réel pour voir l’espace utilisé et l’endroit où chacun travaille. Visualisez les données sur les bureaux vides et les annulations afin d’ajuster votre espace de bureau.

Caractéristiques principales du logiciel EMS

• Définissez des règles personnalisées pour gérer qui a accès à certains espaces de travail.
• Les kiosques dans le bâtiment permettent aux employés de réserver un espace de travail à la dernière minute ou de s’enregistrer à leur arrivée.
• L’application Room Sign App affiche les réservations sur une tablette pour montrer la disponibilité et permet également aux travailleurs de réserver ou de modifier une réservation.
• Les intégrations de calendrier avec Google et Outlook aident les employés à organiser leur emploi du temps.

Le logiciel de gestion du lieu de travail de EMS est simple, il offre toutes les fonctions dont vous avez besoin pour contrôler l’utilisation du bureau. Les kiosques, les panneaux d’affichage et les intégrations ajoutent quelques agréments que d’autres logiciels peuvent manquer. La gestion des visiteurs permet également de garder un œil sur toutes les personnes qui vont et viennent en dehors de votre personnel habituel.

Le logiciel EMS est fait pour vous si..

• Votre entreprise pratique la distanciation sociale et a besoin de limiter la capacité des salles.
• Les visiteurs entrent en ligne de compte dans la gestion de l’espace de votre bureau.
• Vous voulez intégrer un logiciel d’hôtellerie de bureau à votre système de CVC pour automatiser le chauffage et la climatisation en fonction de l’utilisation de l’espace de bureau.

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2. Envoy

Avec le logiciel de réservation de bureaux d’Envoy, vous pouvez définir quels bureaux sont disponibles, indisponibles ou assignés de façon permanente. En attribuant des commodités aux postes de travail, les employés peuvent voir ce à quoi ils auront accès et choisir en conséquence. Et bien que le logiciel soit orienté vers le hot desk, il est également adapté à l’hôtellerie de bureau, car il existe un système de réservation à l’avance.

Il est possible de désigner des coéquipiers et des quartiers pour que les travailleurs qui ont besoin d’être proches les uns des autres puissent l’être. Les coéquipiers peuvent être assignés par fonction ou par projet, et la flexibilité intégrée leur permet de choisir leurs sièges dans un quartier.

Caractéristiques principales de Envoy

• L’accès via l’application mobile permet la réservation en déplacement.
• Les données sur l’utilisation des bureaux aident les gestionnaires à mieux planifier en fonction de l’utilisation passée et actuelle.
• L’inclusion d’un questionnaire de santé avant de laisser les travailleurs réserver des bureaux maintient un lieu de travail plus sûr.

L’application mobile, les cartes des espaces de travail et les différentes options de réservation facilitent l’utilisation d’Envoy par les superviseurs et les travailleurs. Le logiciel est idéal pour les lieux de travail ayant des besoins hybrides variés et changeants, du hot desking et desk hoteling à la distanciation sociale et aux projets en équipe.

Envoy est pour vous si..

• Vous avez un bureau de type hot desking avec quelques employés qui veulent un poste de travail permanent.
• La distance sociale est toujours un facteur, et votre lieu de travail doit changer la disponibilité en fonction des ordonnances sanitaires.
• Vous souhaitez intégrer les livraisons, les visiteurs et les salles entières dans votre logiciel de gestion du lieu de travail.

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3. Logiciel de réservation de bureaux OfficeSpace

Lelogiciel de réservation de bureaux d’OfficeSpace est destiné à différents types de bureaux hybrides, de ceux qui utilisent le hot desking à ceux qui préfèrent le desk hoteling. La fonctionnalité de réservation de bureaux permet aux employés de réserver des espaces de travail à l’avance et de voir quels employés sont présents dans le bureau. De plus, tout ce qui se trouve dans le bureau peut être transformé en espace réservable, et pas seulement les bureaux.

Des sections et des sièges peuvent être attribués pour créer des quartiers, de sorte que certaines équipes puissent être regroupées. OfficeSpace fonctionne sur les ordinateurs de bureau et les mobiles, ainsi que sur les bornes à écran tactile, et peut également être intégré à Microsoft Teams et Slack. Les superviseurs peuvent voir les données de réservation historiques et en temps réel et approuver ou refuser les demandes selon les besoins.

Principales caractéristiques d’OfficeSpace

• La recherche intelligente permet aux employés de rechercher des espaces de travail en fonction de l’emplacement ou des caractéristiques.
• Les paramètres de réservation permettent aux responsables de limiter les réservations anticipées et d’activer les réservations sur plusieurs jours et les réservations récurrentes.
• L’adressage libre utilise des capteurs pour mettre à jour le statut des bureaux en temps réel.
• Le centre d’informations vous permet de voir les tendances en matière de places assises afin d’ajuster l’utilisation de l’espace et de prévoir la demande.

L’adressage libre est particulièrement utile si votre lieu de travail utilise le hot desking. Les employés n’ont pas besoin de réserver un espace à l’avance, mais vous pouvez tout de même surveiller automatiquement les bureaux qui sont utilisés. Globalement, OfficeSpace est idéal si votre lieu de travail utilise plusieurs types d’options de réservation de bureaux.

OfficeSpace est fait pour vous si..

• Il y a plus que des bureaux et des espaces de travail qui doivent être réservés.
• Votre lieu de travail dispose de plusieurs types d’options d’espaces de travail hybrides.
• La fonction d’adressage libre de hot desking vous sera utile.

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4. Skedda

Skedda possède toutes les fonctionnalités de gestion de l’espace de travail auxquelles vous vous attendez, comme les vues du plan d’étage, les réservations en libre-service et l’accès mobile. Mais là où il brille, c’est dans sa capacité à créer des règles et des politiques de réservation automatisées, même complexes. Avec la gestion des autorisations, les superviseurs ont un contrôle au niveau micro sur ce qui peut et ne peut pas être réservé.

En outre, même si cela ne semble pas important, un autre avantage de Skedda est que les utilisateurs peuvent utiliser leurs informations de connexion existantes. Cela signifie que vos employés n’auront pas à jongler avec une autre combinaison de login et de mot de passe juste pour réserver un bureau. Avec les étiquettes d’utilisateur, ils obtiendront une expérience personnalisée une fois qu’ils se sont connectés, aussi.

Caractéristiques principales de Skedda

• Des plans d’étage personnalisés et interactifs signifient une réservation plus facile et plus organisée pour tout le monde.
• Un logiciel convivial qui peut être consulté de n’importe où.
• Intégration avec Google Workspace et Microsoft 365 pour une gestion complète des plannings.

Skedda est l’un des meilleurs systèmes de gestion du lieu de travail disponibles, surtout si vous vous acclimatez à un lieu de travail hybride. Plusieurs fonctionnalités rendent le logiciel plus agréable à utiliser pour la direction et les employés en simplifiant et en automatisant les processus.

Skedda est fait pour vous si..

• Votre entreprise a des besoins de réservation avancés et des exigences spécifiques.
• C’est la première fois que vous essayez la réservation de bureau pour votre bureau.
• Il y a plusieurs étages dans votre bâtiment et vous avez besoin de services de réservation pour tous les étages.

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5. Tango Reserve par AgilQuest

Tango Reserve d’AgilQuest est un logiciel de réservation de bureaux basé sur le cloud computing et doté d’un accès mobile, ce qui permet de l’utiliser de n’importe où. Les employés peuvent voir la disponibilité des espaces de travail, filtrer par commodités et réserver immédiatement un bureau. Ils peuvent également utiliser le logiciel pour voir qui est au bureau et localiser les collègues.

Les gestionnaires peuvent contrôler qui a accès à certains espaces et quand ils peuvent être réservés. Vous pouvez également définir des règles de gestion – par exemple, créer une période de grâce pour les réservations manquées, puis une annulation automatique après une certaine durée. Les analyses et les rapports vous aident à comprendre comment l’espace est utilisé et à déterminer si le bureau a besoin de plus ou moins d’espace.

Caractéristiques principales de Tango Reserve

• Trois interfaces – ordinateur de bureau, application mobile ou kiosque dans le hall d’entrée – pour que les gens puissent réserver de chez eux, en déplacement ou lorsqu’ils entrent dans le bâtiment.
• Trois options d’affichage pour voir le plan d’étage complet, une liste des espaces de travail disponibles ou la disponibilité des espaces de travail sur le calendrier.
• Définissez des réservations récurrentes sans date de fin, et copiez les réservations précédentes lorsque les employés ont des postes de travail préférés.
• Les panneaux numériques des bureaux affichent des informations sur les personnes qui ont réservé le bureau et la date de réservation, et indiquent si l’espace de travail a besoin de services de nettoyage.

Tango Reserve privilégie le travail d’équipe, en donnant aux utilisateurs la possibilité de créer leur propre équipe pour suivre ce que font leurs proches. Les options de réservation préférentielle et récurrente sont également utiles pour rationaliser le processus pour les utilisateurs. De plus, avec la possibilité de réserver d’autres commodités, le logiciel peut assurer le bon fonctionnement du bureau.

Tango Reserve est fait pour vous si..

• Vous pratiquez encore la distanciation sociale sur le lieu de travail.
• Certains départements ont besoin de s’asseoir ensemble et créeront un quartier de bureaux.
• Il y a d’autres commodités et services à réserver, comme l’installation et le démontage des salles, l’équipement, les casiers, le parking et les ascenseurs de service.

Prix de Tango Reserve : Vous devez contacter la société pour en savoir plus sur Tango Reserve

Réflexions finales sur le meilleur logiciel de gestion du lieu de travail

Bien que de nombreux logiciels d’hôtellerie de bureau partagent des caractéristiques similaires, celui que vous choisirez pour votre bureau dépendra de vos besoins spécifiques et de vos préférences personnelles. Même si chaque logiciel possède les 10 mêmes caractéristiques, la 11e caractéristique qui se démarque peut être celle qui vous pousse à le choisir. Réfléchissez bien aux extras dont vous avez besoin ou qui faciliteront le fonctionnement de votre bureau. Dans le même temps, ne payez pas trop cher un logiciel doté d’un grand nombre de fonctions que vous n’aurez jamais à utiliser.