Le traitement des appels téléphoniques est une activité inévitable pour de nombreuses entreprises. Les clients peuvent vouloir parler à une personne réelle avant de faire un achat, ou avoir besoin d’une assistance clientèle. Le problème, c’est que les systèmes téléphoniques traditionnels sont un peu dépassés et qu’ils ne vous permettent pas de recueillir efficacement les données des clients.
C’est là que la voix sur IP (VoIP) entre en jeu. Grâce à cette technologie, vous pouvez traiter les appels des clients à l’aide d’un logiciel au lieu des lignes téléphoniques ordinaires. De cette façon, vous pouvez recueillir des informations plus efficacement. Dans cet article, nous allons vous donner un cours accéléré sur la VoIP, vous dire quand il est judicieux de l’utiliser et vous présenter quelques-unes de nos plateformes préférées.
Mettons-nous au travail !
Qu’est-ce que la VoIP ?
De nos jours, il est courant de rester en contact avec d’autres personnes en utilisant des services de messagerie tels que WhatsApp, Skype ou Facebook Messenger. Ces plateformes ont un point commun : elles permettent non seulement d’envoyer des messages, mais aussi de passer des appels par vidéo ou audio.
Dans le passé, pour passer un appel, il fallait disposer d’un téléphone fixe, d’une ligne et d’un abonnement auprès d’un fournisseur régulier. Aujourd’hui, vous pouvez passer et recevoir des appels sur l’internet, grâce à une technologie appelée Voix sur IP (VoIP). Cette technologie réachemine vos appels sur l’internet au lieu d’utiliser les lignes téléphoniques ordinaires.
Cela signifie que si vous dirigez une entreprise, vous n’avez même pas besoin d’installer une ligne téléphonique ordinaire. Au lieu de cela, vous pouvez demander à vos employés de prendre des appels depuis leur ordinateur. Voyons pourquoi c’est une excellente chose pour les entreprises :
- Vous avez accès à un logiciel d’appel avancé. La plupart des fournisseurs de services VoIP pour entreprises vous permettent de stocker des informations sur les clients et de collecter des données analytiques automatiquement, ce qui représente un grand pas en avant par rapport aux téléphones à cadran.
- Vous pouvez répondre aux appels directement depuis votre ordinateur. Avec la VoIP, vous n’avez pas besoin d’avoir un téléphone fixe à côté de vous en permanence.
Bien que la VoIP présente plusieurs avantages, vous devez tenir compte de certains éléments. Par exemple, l’utilisation d’un logiciel de VoIP d’entreprise signifie que vous devrez peut-être former vos employés à la plate-forme, surtout s’ils ont l’habitude de travailler avec un système téléphonique standard. En gardant cela à l’esprit, voyons dans quelles circonstances il est judicieux d’utiliser la VoIP pour votre entreprise.
Quels types d’entreprises peuvent bénéficier de la VoIP ?
Les entreprises qui traitent un grand nombre d’appels téléphoniques sont naturellement bien adaptées aux services de VoIP. Même la plateforme VoIP professionnelle la plus basique devrait vous permettre de tenir un journal détaillé des appels téléphoniques, de sauvegarder les informations de contact, de créer et de stocker des enregistrements, etc. Ce sont toutes des fonctionnalités plutôt simples d’un point de vue technique, mais elles peuvent être incroyablement utiles pour une entreprise.
Voici quelques exemples d’entreprises qui peuvent bénéficier de la VoIP :
- Les boutiques en ligne de taille moyenne à grande. Toute entreprise, quels que soient les produits qu’elle vend, devra à un moment ou à un autre faire appel à un service d’assistance à la clientèle. En tant que tel, le fait de pouvoir offrir une assistance téléphonique peut vous permettre de vous démarquer de la concurrence.
- Fournisseurs d’hébergement. Pour ces entreprises, il est important que vos clients existants et potentiels puissent vous contacter pour obtenir de l’aide et des informations à tout moment.
- Sites web de restaurants avec systèmes de réservation. De nombreuses personnes préfèrent appeler pour réserver, même si vous proposez un système en ligne pour le faire. Avec un système VoIP, vous serez en mesure de les gérer plus efficacement.
Bien sûr, il existe plusieurs autres entreprises qui peuvent bénéficier de la VoIP. Toutefois, ces trois exemples devraient vous donner une bonne idée de la possibilité de l’utiliser pour la vôtre. Si votre activité ne nécessite pas de prendre beaucoup (ou pas du tout) d’appels téléphoniques, vous feriez peut-être mieux de dépenser votre argent ailleurs.
En ce qui concerne les sites Web WordPress, il n’y a pas grand-chose à dire en matière d’intégration. Tout ce que vous devez faire, c’est vous inscrire auprès d’un fournisseur de services VoIP pour entreprises et vous assurer que les visiteurs peuvent trouver votre numéro de téléphone sur votre site Web. Vous pouvez le faire à l’aide d’une barre de navigation secondaire ou d’un joli bouton « Appelez-moi maintenant » quelque part sur votre site :
Vous n’avez pas vraiment besoin d’un plugin pour intégrer la VoIP sur votre site WordPress. Bien qu’il y en ait quelques-uns disponibles, ils vous permettent principalement d’ajouter des boutons d’appel à votre site Web, ce qui est quelque chose que vous pouvez plus facilement accomplir en utilisant Divi.
3 meilleurs services VoIP pour votre site Web d’entreprise
En ce qui concerne les services VoIP pour entreprises, vous avez le choix entre de nombreuses options, à plusieurs niveaux de prix. Dans cette section, nous allons vous présenter trois de nos services préférés pour vous aider à démarrer.
1. RingCentral
RingCentral vous offre un système VoIP facile à configurer et à activer. Il vous permet de gérer vos appels professionnels depuis n’importe quel smartphone ou ordinateur grâce à sa suite d’applications. Avec RingCentral, vous pouvez répondre à des appels téléphoniques ordinaires, participer à des vidéoconférences et envoyer des messages. Il peut même servir d’alternative à Slack pour les petites entreprises.
L’ajout de nouveaux opérateurs téléphoniques à votre équipe via RingCentral est simple. Il leur suffit d’installer l’application requise, après quoi vous les ajoutez à votre équipe. Cela en fait une excellente solution si vous cherchez quelque chose qui ne sera pas un casse-tête pour démarrer.
Principales caractéristiques :
- Répondez aux appels téléphoniques, aux vidéoconférences et envoyez des télécopies.
- Communiquez avec votre équipe par le biais de la messagerie privée.
- Utilisez des applications pour smartphones et ordinateurs de bureau pour gérer vos appels.
- Utilisez votre propre numéro de téléphone si vous le souhaitez.
Prix : Les forfaits commencent à 19 $ par mois | Plus d’informations
2. Vonage
Vonage offre une suite complète d’applications en nuage pour vous aider à gérer votre entreprise plus efficacement. Toutefois, son principal argument de vente est la communication. Avec Vonage, vous pouvez configurer chaque détail de l’expérience vécue par vos clients lorsqu’ils appellent, de la création de messages d’accueil à la redirection instantanée des appels.
Si vous manquez un appel, Vonage vous permet de recevoir des messages vocaux par courriel, au moyen de fichiers audio. Lorsque quelqu’un d’autre est au téléphone avec un client important, vous pouvez intervenir dans la conversation à tout moment et même utiliser un canal privé pour parler à votre agent sans que le client n’écoute. Vonage regorge de petites fonctionnalités comme celle-ci, ce qui en fait une excellente option pour les entreprises qui traitent un grand nombre d’appels téléphoniques et qui ont besoin d’une solution VoIP avancée.
Caractéristiques principales :
- Prenez des appels depuis votre smartphone ou votre bureau à l’aide d’applications.
- Recevez des appels téléphoniques et vidéo.
- Configurez ce que les clients entendent lorsqu’ils vous appellent.
- Accédez à des fonctions avancées telles que le transfert automatique des messages vocaux vers votre messagerie électronique.
Prix : Les forfaits commencent à 19,99 $ par mois | Plus d’informations
3. Intermedia
Tout comme Vonage, Intermedia ne se contente pas de proposer des services de VoIP. En plus de vous permettre de prendre des appels en ligne, Intermedia propose également des solutions de sauvegarde et de synchronisation de fichiers, de messagerie électronique et de sécurité.
Toutefois, concentrons-nous pour l’instant sur les fonctionnalités de la VoIP. Avec Intermedia, vous pouvez gérer tous vos appels à partir d’un panneau de contrôle unique, auquel vous pouvez accéder depuis des appareils mobiles et de bureau. Lorsque quelqu’un vous appelle, le système achemine l’appel vers tous vos agents disponibles jusqu’à ce que quelqu’un décroche. Si personne n’est disponible, il le renvoie au numéro de votre choix.
Contrairement aux autres plateformes que nous avons couvertes jusqu’à présent, Intermedia vous offre également la possibilité de configurer des téléphones compatibles avec la VoIP via sa plateforme. Elle est donc idéale si vous dirigez une entreprise de grande envergure et que vous ne souhaitez pas que vos employés utilisent leurs smartphones pour prendre des appels.
Principales caractéristiques :
- Gérez les appels audio et vidéo.
- Dirigez chaque appel vers tous les agents disponibles.
- Redirigez les appels vers le numéro de votre choix.
- Accédez à d’autres fonctionnalités basées sur le cloud, telles que les sauvegardes et la synchronisation de fichiers.
Prix : Vous devez appeler pour obtenir un devis | Plus d’informations
Conclusion
Si vous dirigez une entreprise qui reçoit beaucoup d’appels chaque jour, la mise à niveau de votre ancien système téléphonique vers la VoIP peut vous faciliter la vie. Avec la bonne plateforme VoIP, vous pourrez gérer les appels depuis votre ordinateur, recueillir des informations sur les clients et donner à vos employés de meilleurs outils de travail.
Pour ce qui est du fournisseur de VoIP à utiliser, voici quelques-unes de nos options préférées :
- RingCentral: Une excellente solution si vous recherchez un logiciel de VoIP facile à configurer.
- Vonage: Ce fournisseur de VoIP est un excellent choix pour les moyennes et grandes entreprises.
- Intermedia: Idéal pour les grandes entreprises qui ont besoin de dispositifs VoIP professionnels.
Vous avez des questions sur la façon d’utiliser la VoIP pour votre site Web professionnel ? Parlons-en dans la section des commentaires ci-dessous !
