Dans le monde des affaires, ce sont parfois les petites choses qui font une bonne impression. Par exemple, la différence entre recevoir un e-mail de « [email protected] » et de « [email protected] ». Toutes choses égales par ailleurs, le second semble plus professionnel et plus digne de confiance. C’est pourquoi, dans le billet d’aujourd’hui, nous allons vous présenter quelques-unes des meilleures options gratuites et payantes pour créer un compte de messagerie professionnelle afin que vous puissiez faire valoir vos atouts (virtuels).
Pourquoi avez-vous besoin d’une adresse électronique professionnelle ?
Outre le fait de paraître instantanément plus professionnel et digne de confiance, le fait d’avoir une adresse électronique professionnelle au lieu d’un compte électronique gratuit avec un service comme Gmail ou Yahoo présente d’autres avantages qui méritent d’être soulignés :
- Les adresses électroniques professionnelles officielles sont plus difficiles à falsifier. Lorsque les gens reçoivent un message de votre part, ils peuvent être sûrs que si le domaine à la fin de votre adresse est correct, il provient bien de votre entreprise.
- Une adresse électronique se terminant par le nom de domaine de votre entreprise est idéale pour la notoriété de la marque. D’autant plus que votre équipe s’agrandit et que votre entreprise envoie davantage de messages dans le monde.
- En parlant de votre équipe, le fait de disposer d’un compte de messagerie professionnelle vous permet d’ajouter facilement de nouveaux employés au fur et à mesure, ce qui leur donne la liberté de séparer leur messagerie personnelle de leur messagerie privée et vous permet de mieux contrôler les données de l’entreprise.
- Vous pouvez créer des adresses électroniques personnalisées pour des postes ou des formulaires spécifiques. Vous ne voulez pas qu’une seule personne doive répondre à tous les e-mails provenant de votre formulaire de contact ? Créez une boîte de réception pour l’adresse « [email protected] » et le tour est joué ! Il en va de même pour les postes de coordinateur, de webmaster, etc.
Nous espérons que vous êtes maintenant convaincu de l’utilité et de la valeur d’une adresse électronique professionnelle, car voici les options que nous vous recommandons d’examiner de plus près.
Services gratuits d’e-mail professionnel
1. Zoho Mail
Zoho est un grand nom du SaaS dont vous n’avez peut-être jamais entendu parler. Sa gamme de services va des CRM aux alternatives à Slack en passant par, vous l’aurez deviné, la messagerie professionnelle. Comme la plupart de leurs autres produits, vous pouvez configurer et utiliser leur service Mail avec votre propre domaine (acheté par leur intermédiaire ou enregistré ailleurs) entièrement gratuitement. Les utilisateurs gratuits ne bénéficient pas de tous les avantages des membres premium (tels que les alias, la synchronisation des calendriers, etc.), mais ils ont droit à « jusqu’à cinq utilisateurs, 5 Go/utilisateur, limite de 25 Mo pour les pièces jointes. Accès Web uniquement. Hébergement d’emails pour un seul domaine » L’absence d’application mobile ou d’accès POP/IMAP est pénible, mais leur client Web est très élégant. Si vous avez besoin d’une messagerie professionnelle gratuite, vous ne pouvez pas vous tromper avec Zoho. Leur plateforme est vraiment solide.
2. Le panneau de contrôle de votre hébergeur
D’accord, celui-ci n’est pas techniquement gratuit, mais il est inclus dans un pack d’hébergement web que vous payez probablement déjà. Si vous avez un site Web, et nous supposons que c’est le cas, il y a de fortes chances qu’il soit hébergé par un service comme GoDaddy, BlueHost, Hostgator ou SiteGround. Tous ces hébergeurs (et d’autres similaires) vous donnent accès à ce qu’on appelle un cPanel. Vous l’avez probablement déjà vu, un méli-mélo d’icônes, de statistiques, de chiffres et de textes minuscules que vous ne regardez que rarement, voire jamais. Et si vous le faites, ce n’est pas pour très longtemps.
Eh bien, cPanel (et d’autres backends d’hébergement) dispose souvent d’une option de messagerie qui vous permet d’utiliser le domaine déjà enregistré pour configurer un nombre quelconque d’adresses électroniques. Vous pouvez souvent personnaliser la taille de la boîte de réception et déterminer s’il s’agit d’une redirection vers un compte existant, et bien qu’il existe les options frustrantes de Horde et SquirrelMail que nous avons mentionnées plus haut pour l’accès, il existe également des instructions POP/IMAP que cPanel fournit afin que vous puissiez utiliser votre propre client.
Étant donné l’omniprésence des personnes disposant d’un cPanel ou d’une plate-forme similaire, nous vous expliquerons plus loin dans cet article comment configurer une adresse électronique professionnelle par cette méthode.
3. Mail.com
Nous ne pouvons pas ne pas mentionner Mail.com. Abordant l’idée d’une adresse électronique professionnelle sous un angle légèrement différent, Mail.com ne vous permet pas d’apporter votre propre domaine personnalisé. Au lieu de cela, vous choisissez l’une de leurs dizaines d’extensions qui peuvent être liées à un domaine particulier. Ainsi, par exemple, vous pouvez avoir une adresse électronique @graphic-designer.com ou @programmer.net ou une adresse @alumnidirector.com. Des adresses comme @tech-center.com et @cyberservices.com sont également disponibles. Il y en a des dizaines. Bien que ces adresses ne remplacent pas une adresse électronique personnalisée @myownbusinessname.com, elles constituent une avancée considérable par rapport à l’adresse [email protected] . De plus, elles sont entièrement gratuites (boîtes de réception avec publicité, toutefois) et ne nécessitent même pas le coût et la maintenance d’un domaine enregistré.
Services d’e-mail premium pour entreprises
1. G Suite
Anciennement connue sous le nom de Google Apps, G Suite est en quelque sorte la norme en matière de messagerie professionnelle. Et ce, pour une bonne raison. Non seulement vous disposez d’adresses électroniques de domaine de marque pour tout le monde, mais vous bénéficiez également d’une quantité massive de stockage liée à chacun de ces comptes d’utilisateur. Vous pouvez créer des groupes et des alias gratuitement et vous avez accès à l’ensemble des services Google tels que Drive, Docs, Slides, Calendar, etc. qui sont liés à pratiquement tous les autres services de productivité existants. Et comme il s’agit de Google, vous savez qu’il est fiable et simple à configurer avec votre propre domaine. De plus, Gmail possède sans doute l’une des meilleures interfaces du marché.
Prix : 6 $ par utilisateur et par mois (et plus) | Plus d’informations
2. Rackspace
Rackspace est un fournisseur de services en ligne connu et respecté. Ses serveurs de messagerie sont inégalés et il peut vous fournir pratiquement tous les types de messagerie que vous souhaitez. Ils sont spécialisés dans Microsoft Office 365, Exchange et leur propre hébergement de messagerie pour petites entreprises. D’après notre expérience avec Rackspace au fil des ans, ils ont fourni une messagerie électronique solide et fiable avec un temps d’indisponibilité incroyablement bas et un bon support. La configuration de votre service est assez simple, surtout si vous utilisez leur outil de migration. De plus, vous pouvez utiliser leur interface webmail, Outlook ou toute autre application mobile de votre choix. Pour 2,99 $ par utilisateur, Rackspace vous offre de nombreuses fonctionnalités et une grande tranquillité d’esprit.
Prix : 2,99 $ par utilisateur et par mois (et plus) | Plus d’informations
3. Outlook 365 pour les entreprises
Microsoft a parcouru un long chemin au fil des ans. Sa présence en ligne n’est plus dominée par ses navigateurs par défaut peu performants (IE6, nous vous regardons). Entre la domination de VS Code sur le secteur et le travail phénoménal réalisé avec Teams, utiliser Outlook 365 comme messagerie professionnelle n’est pas une mauvaise idée. L’utilisation d’Outlook 365 vous donne également accès, à vous et à votre équipe, à toute une série de services tels que Teams (encore une fois, c’est vraiment bien), Word, Excel et PowerPoint en ligne (les niveaux supérieurs obtiennent également des applications de bureau). En gros, c’est la version Microsoft de G Suite, et leur OneDrive est livré avec 1 To de données pour le stockage. C’est un grand pas en avant par rapport à l’époque d’IE6 et aux premiers jours des serveurs Exchange, donc si vous avez été rebuté à l’époque, cela vaut la peine d’y jeter un autre coup d’œil maintenant.
Prix : 5 $ par utilisateur et par mois (et plus) | Plus d’informations
Configuration de la messagerie professionnelle avec cPanel
La plupart des services que nous avons mentionnés ici sont très simples à configurer par le biais de l’enregistrement. Lorsque vous configurez vos comptes, les étapes habituelles comprennent le choix de votre domaine, la vérification de la propriété (généralement un e-mail au titulaire de l’enregistrement ou un appel au numéro de téléphone enregistré), puis vous suivez les étapes standard de choix de votre nom d’utilisateur que vous connaissez bien.
Cependant, tout le monde n’a pas l’habitude de travailler avec cPanel. Nous voulions donc au moins vous montrer comment naviguer sur la plate-forme pour configurer les courriels professionnels de votre équipe – car, comme nous l’avons dit plus haut, vous avez probablement déjà cette possibilité chez votre hébergeur.
Connectez-vous à cPanel
En fonction de votre hébergeur, vous aurez soit accès au cPanel dans son tableau de bord, soit une URL à laquelle vous pourrez vous connecter. Pour cet exemple, nous utiliserons SiteGround, mais tous les hébergeurs avec cPanel devraient être relativement similaires en termes de procédure. Vous trouverez un bouton cPanel ou un lien quelque part dans vos onglets et votre tableau de bord dans lequel vous gérez vos sites Web.
Une fois connecté, trouvez la section intitulée Mail, et cliquez sur l’icône intitulée Comptes de messagerie. (Certains tableaux de bord de cPanel peuvent sembler incroyablement écrasants, aussi la recherche CTRL/CMD – F pour « email » s’est avérée utile dans notre expérience)
Sur cette page, la configuration d’une adresse électronique est aussi simple que de remplir un formulaire.
Créer l’adresse
Vous choisissez le nom d’utilisateur (la partie qui précède le @), puis le domaine que vous souhaitez dans la liste déroulante. Tous les domaines connectés au compte devraient apparaître dans la liste déroulante. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez les ajouter facilement via la partie Addon Domains dans cPanel.
Une fois que vous avez rempli toutes les informations, choisi la taille de stockage de la boîte aux lettres et défini le mot de passe, l’e-mail existe. Il apparaîtra dans la liste juste en dessous.
Vous pouvez alors cliquer sur Plus pour accéder à l’interface Webmail de ce compte, ou vous pouvez choisir d’accéder aux paramètres de configuration du client de messagerie.
Configurer le client de messagerie
La page de configuration du client de messagerie est extrêmement utile, surtout si vous configurez ces adresses électroniques professionnelles pour l’ensemble de votre équipe. Vous pouvez imprimer/copier les informations en bas de la page pour qu’ils puissent les configurer eux-mêmes, ou vous pouvez cliquer sur l’un des liens en haut de la page pour exécuter des scripts automatiques pour la machine sur laquelle vous vous trouvez, et cPanel configurera le client de messagerie de votre choix.
Après cela, vous avez terminé. Connectez-vous au client que vous allez utiliser et commencez à envoyer et recevoir des messages avec votre nouveau compte de messagerie professionnelle.
Conclusion
Comme vous pouvez le constater, la création d’un compte e-mail professionnel est facile, abordable et bénéfique à bien des égards. L’utilisation de l’une des options gratuites ou premium proposées dans cet article devrait vous permettre de nouer des relations durables et de faire une bonne impression sur les personnes que vous rencontrez. N’oubliez pas que vous avez créé une marque à laquelle les gens peuvent faire confiance et que vous devez vous assurer qu’ils le voient dès la première interaction.
