Qu’est-ce que le desk hoteling ?
Le desk-hoteling est une stratégie de partage de l’espace sur le lieu de travail dans laquelle les employés réservent leur poste de travail à l’avance. Le système de réservation fonctionne de la même manière que la réservation d’une chambre d’hôtel (d’où son nom). Vous réservez le bureau que vous voulez un jour donné et dans un créneau horaire précis. Lorsque vous arrivez sur le lieu de travail, vous vous enregistrez pour indiquer que vous êtes là et que vous allez occuper le poste de travail. L’enregistrement peut se faire numériquement à l’aide d’un logiciel ou avec une personne réelle. Lorsque vous avez terminé, vous vous enregistrez pour indiquer que le poste est à nouveau libre.
Source : Autonomous
Desk Hoteling vs. Hot Desking
Le desk hoteling et le hot desking sont similaires, mais il y a une différence flagrante : le système de réservation. Dans les deux stratégies, les employés n’ont pas de bureau dédié où ils travaillent tous les jours. Toutefois, dans le cas du desk hoteling, les postes de travail sont réservés, alors que dans le cas du hot desking, les postes de travail sont distribués selon le principe du premier arrivé, premier servi. Dans les deux cas, les employés doivent également s’enregistrer, mais pour des raisons différentes. Dans le cas du desk hoteling, l’enregistrement permet de revendiquer votre espace et de contrôler la capacité des installations, tandis que dans le cas du hot desking, la capacité n’est pas aussi importante que la présence et l’occupation des postes de travail.
La réservation de l’espace signifie que les employés ont une idée de ce que sera leur journée de travail avant de se présenter au bureau. Et si le poste de travail que vous souhaitez n’est pas disponible, vous pouvez décider de travailler à domicile ce jour-là et de vous rendre au bureau une autre fois. Avec le hot-desking, il peut être déstabilisant d’arriver au bureau et de se retrouver dans un endroit où vous n’êtes pas à l’aise ou productif.
À quel type de lieu de travail le Desk Hoteling convient-il le mieux ?
La gestion hôtelière est idéale pour les bureaux qui ont besoin de contrôler l’utilisation de l’espace. S’il n’y a pas assez de bureaux pour tout le monde, certaines personnes devront travailler à domicile tous les jours. Ceux qui travaillent au bureau ont besoin d’un système standardisé pour déterminer où travailler et s’il y a de la place pour le faire.
Le « hot desking », quant à lui, est mieux adapté aux espaces de travail plus occasionnels qui ne présentent pas de problèmes de capacité. Si chaque personne décide de travailler au bureau le même jour, il y aura suffisamment de postes de travail. Il s’agit simplement de savoir où chacun s’assiéra, et non de savoir s’il peut le faire ou non. (Bien que l’hôtellerie de bureau puisse encore rendre les employés plus heureux dans ce cas)
Si vous décidez d’aller de l’avant avec le desk hoteling, soyez ouvert aux commentaires des employés. Peu importe qui défend le changement et qui ne le fait pas, chacun aura une opinion. Invitez les critiques et prenez les suggestions à cœur. Vos employés savent mieux que quiconque comment l’hôtel de bureau les affecte – et leur productivité.
Avantages et inconvénients de l’hôtel de bureau
L’aménagement flexible des sièges n’est pas tout à fait nouveau. Même avant la mise en place du programme COVID, certaines entreprises expérimentaient des modalités de travail plus flexibles. Et comme pour toute chose, il y a à la fois des avantages et des inconvénients à l’hôtellerie au bureau.
Les avantages : Semaines de travail personnalisées
L’un des principaux avantages de l’hébergement au bureau pour les employés est qu’ils peuvent organiser leur semaine à l’avance et personnaliser leur lieu et leur mode de travail. Voici un exemple de semaine de travail :
Il est difficile pour Jane de sortir à l’heure le lundi matin, elle opte donc toujours pour un travail plus léger et des tâches administratives depuis son domicile. Du mardi au jeudi, elle aime être au bureau pour un travail plus approfondi. Elle sait qu’elle peut facilement se sentir étouffée et enfermée, alors pour deux de ces trois jours, elle réserve un bureau près d’une fenêtre ou planifie des projets de collaboration dans une salle de réunion. Le vendredi, elle passe la seconde moitié de sa journée à la maison afin de pouvoir passer du temps en famille dès que le travail est terminé.
Ce n’est là qu’une des façons dont l’hôtellerie de bureau peut s’adapter à votre emploi du temps. Et comme les réservations ne sont pas récurrentes, les employés peuvent organiser leur(s) semaine(s) à l’avance comme bon leur semble. De plus, si vous ne pouvez pas obtenir le type d’espace de travail ou de technologie que vous souhaitez, vous pouvez également le prévoir. En fin de compte, les employés peuvent avoir le type de semaine dont ils ont besoin pour être productifs sans être débordés ou épuisés.
Contre : mauvais aménagement des bureaux
Même si l’hôtellerie de bureau offre un contrôle et une planification bien plus importants que le hot desking, elle n’est pas infaillible. Les employés peuvent décider de l’endroit où ils vont s’asseoir et voir à côté de qui ils seront placés en fonction des autres personnes qui ont réservé un siège, mais que se passe-t-il si certains bureaux ne sont pas encore réservés ? Lorsqu’un employé arrive au travail, il peut se retrouver assis à côté d’un collègue qui ne correspond pas à son style de travail. Par exemple, si l’employé a besoin de calme pour se concentrer sur un projet, il pourrait se retrouver à côté de quelqu’un qui doit prendre des appels téléphoniques toute la journée.
Pour lutter contre ce problème, envisagez de créer des zones pour différents types de travail. Par exemple, les employés et les groupes qui doivent beaucoup parler dans le cadre de leur travail ne devraient pas se trouver près de ceux qui ont besoin d’un environnement plus calme. Vous pouvez fixer des limites concernant les employés qui peuvent réserver un espace dans certaines zones, ou désigner une zone particulière comme un espace calme.
Un plus : Réservations flexibles
L’hôtellerie de bureau ne consiste pas seulement à choisir un bureau dans un océan de cubicules. Il y a beaucoup plus de flexibilité intégrée. Par exemple, les employés peuvent :
- Réserver un bureau calme s’ils doivent faire un travail intense et concentré.
- Réserver un bureau près d’une fenêtre s’ils sont plus productifs à l’air frais ou à la lumière du soleil.
- Réserver une salle de conférence s’ils ont besoin d’un travail collaboratif.
- Faites une réservation pour une journée entière, une demi-journée ou une heure à la fois.
- Décidez de travailler dans un autre bureau si vous êtes en déplacement ou si vous préférez un environnement plutôt qu’un autre (pour les entreprises ayant plusieurs bureaux dans différents endroits).
En fonction des aménagements de votre bureau, vous pouvez offrir toutes sortes d’options aux travailleurs.
Contre : le scepticisme des employés
Les employés qui disposaient d’un espace de travail ouvert dans le passé, en particulier un espace où l’on utilisait le hot-desking, peuvent être nerveux à l’idée de passer d’un environnement traditionnel à l’hôtellerie de bureau. Pour les employés qui sont de retour au bureau depuis un certain temps, qui se réjouissent de leur retour ou qui n’ont jamais travaillé à domicile, l’abandon de leur bureau confortable et personnalisé peut être ressenti comme un coup de poignard dans le dos. Ils peuvent également s’inquiéter de la propreté s’ils ne sont plus les seuls responsables de leur espace de travail.
Pour obtenir l’adhésion de ces employés, expliquez votre vision et rappelez à chacun les objectifs de l’entreprise. Lorsque vous impliquez les travailleurs dans vos plans, ils sont plus susceptibles de comprendre pourquoi le changement a lieu et de le soutenir. Il est facile de perdre la vue d’ensemble dans les responsabilités quotidiennes, et un rappel de la raison d’être de la marque, de l’objectif de chacun et de l’importance de l’hôtellerie de bureau dans ce contexte peut rétablir les priorités. Et si la propreté et l’hygiène sont très importantes pour votre équipe, le fait que l’équipe de nettoyage se concentre plus spécifiquement sur les postes de travail peut contribuer à apaiser cette préoccupation.
Le plus : Espaces de travail dédiés
Tous les employés travaillant à domicile ne disposent pas d’une installation officielle propice à une journée de travail réussie. Pour ces employés, le fait de pouvoir se rendre au bureau certains jours (ou tous les jours) où il y a un bureau, un ordinateur, des fournitures de bureau et, surtout, du calme est un énorme progrès par rapport au « bureau à domicile » où ils sont serrés dans un coin et où le chien n’arrête pas d’aboyer
Il est également utile d’entretenir des espaces de travail accueillants. Gardez-les propres, désinfectés et accueillants. Créez un système pour que les bureaux restent hygiéniques pour chaque personne qui réserve un espace, et ajoutez des éléments décoratifs attrayants, comme des œuvres d’art, des plantes et des outils de relaxation sensorielle.
Inconvénients : changements dans les interactions sociales
Aller au bureau tous les jours, c’est aussi travailler avec d’autres personnes. Avoir une vie sociale sur le lieu de travail permet de soulager le stress, de faire rebondir les idées des uns et des autres et de profiter davantage de la journée de travail. Avec le desk hoteling, non seulement différents collègues vont aller et venir au bureau tout au long de la semaine, mais ils seront assis dans des espaces différents, ce qui peut perturber le flux social pour certains (mais l’améliorer pour d’autres).
Le pour : Des espaces de travail physiquement éloignés
La santé et la sécurité sont des priorités absolues en ce moment (et, espérons-le, pour toujours), ce qui rend l’aménagement d’espaces de travail en hôtel d’autant plus attrayant. L’éloignement physique des zones de travail permet aux gens de se sentir plus en sécurité lorsqu’ils retournent au travail, et l’hôtel de bureau garantit que chacun peut protéger sa santé, qu’il choisisse de travailler au bureau ou qu’il soit mieux à la maison. De plus, avec moins de postes de travail à nettoyer, il est possible de procéder à une désinfection plus complète.
Contre : nouvelles complications
Chaque fois qu’un processus est mis en œuvre, il y a toujours des contretemps imprévus et inconnus. L’hôtellerie de bureau ne fait pas exception. Les entreprises devront faire face à un nouvel assortiment de problèmes à résoudre, tels que :
- La gestion des demandes spéciales, surtout lorsqu’il n’y a pas assez de postes pour répondre à toutes les demandes spéciales en même temps. Par exemple, une personne qui a besoin d’un bureau debout, mais aucun poste de travail disponible n’en est équipé.
- Fournir le bon type d’accès à l’employé à son poste de travail.
- Traiter les annulations lorsqu’une personne décide de ne pas venir travailler.
Cela ne veut pas dire qu’il n’y a pas de solutions pour ces problèmes, mais qu’il faut s’attendre à de nouveaux problèmes à résoudre.
Pour : Réduction des coûts
Lorsque les entreprises n’ont pas à fournir d’espace de travail à chaque employé, elles peuvent réaliser d’importantes économies immobilières. Que l’espace de bureau soit abandonné ou transformé en espace de collaboration ou de réunion, l’entreprise aura probablement besoin de moins de surface dans l’ensemble. En outre, si vous décidez d’embaucher davantage d’employés, vous pouvez le faire sans avoir besoin d’un espace de bureau supplémentaire.
Par ailleurs, la réduction de l’espace ne se limite pas à la surface que vous louez. Vous économiserez également sur les services publics, et il y aura moins d’espace à décorer et à meubler. Les ressources mettront également plus de temps à s’épuiser ou à atteindre leur durée de vie, car moins de personnes seront présentes au bureau chaque jour pour les utiliser.
Réflexions finales sur l’hôtellerie de bureau
L’hôtellerie de bureau a résolu le problème d’incertitude que les espaces de travail plus flexibles ont créé. Oui, les employés ont tendance à préférer avoir plus d’options quand il s’agit de savoir où, quand et comment ils travaillent. Mais ils ne veulent pas se demander s’ ils peuvent travailler quand il est temps de le faire – plus précisément, s’ils peuvent travailler confortablement dans un espace particulier. Avec l’hôtellerie de bureau, la culture de l’adaptabilité est maintenue sans être douteuse.
Avez-vous essayé le desk hoteling ou le hot desking ? Parlons de vos expériences dans les commentaires !
