Le guide ultime de l’hôtellerie pour vos bureaux

Si beaucoup d’entre nous travaillent à domicile depuis des années ou connaissent déjà les formules de bureau hybrides (aller, venir, rester, partir, s’asseoir, se lever…), la notion d’espaces de travail non traditionnels a vraiment pris son essor pendant la pandémie. Et même aujourd’hui, alors que de nombreuses entreprises reviennent à la normale – ou à une nouvelle normale -, une leçon a été tirée : les espaces de travail alternatifs présentent des avantages pour les employeurs et les employés. Il y a aussi des inconvénients, bien sûr. Passons en revue tous ces aspects, en mettant l’accent sur l’hôtellerie de bureau.

Qu’est-ce qu’un lieu de travail hybride ?

Un bureau hybride est un bureau où il y a un mélange d’employés sur place et d’employés à distance. Ces deux types d’employés peuvent également changer, ce qui signifie que les employés du bureau peuvent choisir de travailler à domicile ou en déplacement certains jours et vice versa. De plus, même le lieu de travail des employés en poste peut changer d’un jour à l’autre en fonction de la disponibilité du bureau et des besoins du travailleur (comme un bureau privé pour tenir des réunions ou une salle de réunion pour travailler sur un projet d’équipe). Pour catégoriser et créer des processus pour ces besoins changeants, deux styles de lieux de travail hybrides ont vu le jour : le hot desking et le desk hoteling. Il s’agit dans les deux cas d’alternatives à l’attribution d’un bureau auquel on s’assoit tous les jours.

Les avantages des lieux de travail hybrides

• L’utilisation plus efficace de l’immobilier rend les lieux de travail hybrides rentables.
• Les bureaux ne sont pas personnalisés, ce qui permet de ne pas les encombrer et de les rendre minimalistes, ce qui donne une belle présentation.
• Les employés travaillant à domicile peuvent choisir de venir certains jours et d’utiliser un espace de travail dédié.

Inconvénients des lieux de travail hybrides

• Les employés ne peuvent pas personnaliser leur espace ni toujours avoir leur bureau disposé exactement comme ils le souhaitent.
• Le fait que tant de personnes partagent le même bureau peut entraîner un échange de germes.
• Les travailleurs ne pourront pas toujours s’asseoir près des collègues auxquels ils doivent parler pour le travail.

Hot Desking

Dans un lieu de travail avec hot desking, l’employé arrive au travail et s’assoit là où un bureau est disponible. Si plusieurs postes de travail sont disponibles, l’employé peut choisir celui qu’il veut utiliser, tant qu’il n’est pas réservé. En général, le travailleur utilise un logiciel à son arrivée au bureau pour voir quels bureaux sont libres et en réclamer un. Ensuite, il peut quitter le bureau lorsqu’il a terminé afin que les autres travailleurs voient que l’espace de travail est à nouveau disponible.

Le hot desking fonctionne bien dans deux types de bureaux. Si vous avez un petit bureau avec un nombre limité de travailleurs, le fait que chacun choisisse un bureau dès son arrivée ne sera pas trop dérangeant. C’est également un système raisonnable si la majorité de vos employés ne sont pas au bureau la plupart des jours et ne viennent que les rares jours où ils ne sont pas sur le terrain. Dans ce cas, ils ne se sont probablement pas habitués à un seul bureau et n’ont besoin que du strict minimum pour gérer l’administration de la journée.

Avantages et inconvénients du Hot Desking

Avantages

• Les employés se retrouvent assis près de personnes qu’ils n’ont pas l’habitude de côtoyer. Cela peut renforcer les relations professionnelles et encourager la collaboration.
• La direction n’a pas à s’inquiéter de savoir qui s’assiéra où si un grand nombre d’employés arrivent à l’improviste (en supposant qu’il y ait suffisamment de bureaux pour tout le monde).
• Les travailleurs apprécient l’autonomie que leur procure le fait de pouvoir choisir où ils s’assoient chaque jour sans avoir à planifier à l’avance.

Inconvénients

• Certains travailleurs peuvent se sentir anxieux lorsqu’ils ne savent pas où ils vont s’asseoir chaque jour ou si un bureau sera même disponible.
• La productivité est affectée lorsqu’il n’y a pas de bureau disponible et que l’employé doit décider s’il doit attendre ou rentrer chez lui.
• Les travailleurs peuvent penser que s’ils étaient importants pour l’entreprise, ils auraient au moins un espace pour travailler chaque jour.

Hôtellerie de bureau

Le desk hoteling adopte une approche plus méthodique du bureau hybride. Les employés réservent leur bureau ou leur poste de travail à l’avance. Le système est similaire à la réservation d’une chambre d’hôtel en ligne. Cependant, il est encore plus avancé. Vous pouvez voir des éléments tels que l’emplacement du bureau, les personnes qui ont réservé autour de celui-ci et les commodités qu’il comprend.

Avec le système de réservation, les travailleurs peuvent voir quels bureaux sont disponibles pour les jours et les heures où ils prévoient d’être au bureau. S’ils ne sont pas satisfaits de la sélection, ils peuvent travailler à domicile ces jours-là et se rendre au bureau les autres jours où leur bureau préféré est libre. Comme dans le cas du hot desking, l’employé s’enregistre dans son espace de travail à son arrivée et le quitte à son départ.

L’hôtel de bureaux est idéal pour les bureaux qui ont du mal à utiliser l’espace. Lorsqu’il n’y a pas assez de bureaux pour tous les employés, il faut trouver un moyen de gérer l’espace sans interrompre le flux de travail quotidien. Elle est également utile pour les bureaux dont certains employés travaillent à distance de façon régulière, car la direction saura toujours où se trouvent les employés et comment les joindre.

Avantages et inconvénients du Desk Hoteling

Avantages

• Les employés peuvent concevoir leur(s) semaine(s) de travail à l’avance, ce qui améliore la productivité et réduit l’épuisement professionnel.
• Faites des réservations pour une journée complète, une demi-journée ou même des blocs horaires.
• Ce système fonctionne à n’importe quelle échelle, que vous ayez un petit bureau avec 10 bureaux ou plusieurs étages dans votre immeuble de bureaux – ou même plusieurs immeubles.

Inconvénients

• La mise en place de l’hôtellerie de bureau peut être trop difficile pour les petits bureaux qui n’ont pas de problèmes d’espace ou de sièges à résoudre.
• Tout le monde devra s’entraîner à utiliser le logiciel de réservation, et la courbe d’apprentissage peut être sévère pour certains employés.
• L’organisation du bureau peut devenir confuse si le logiciel a un problème et est en panne pendant un certain temps.

Quel est le rapport entre le hot desk, le desk hoteling et les lieux de travail traditionnels ?

Au sens le plus pur, ni le hot desking ni le desk hoteling ne permettent à un travailleur de s’approprier de manière permanente une chaise, un bureau ou un espace de travail. Cependant, ces deux types de lieux de travail s’appuient sur un logiciel de réservation pour assurer le bon fonctionnement du bureau, même si les employés recherchent un bureau libre. Ce logiciel est parfois doté de fonctions qui permettent aux employeurs ou aux employés d’attribuer un certain espace de travail à des travailleurs spécifiques ou de réserver le même espace de travail de manière répétée ou à long terme. Dans ce cas, certains éléments du hot desking et du desk hoteling semblent plus traditionnels que d’autres.

Notez également qu’aucune de ces configurations hybrides n’est identique à la réservation de salles de réunion. Même les bureaux les plus traditionnels disposent généralement d’un système de réservation des salles de réunion. Si vous optez pour l’utilisation d’un logiciel de réservation dans un bureau hybride, les fonctionnalités peuvent inclure la réservation de salles de réunion (et les réservations pour d’autres zones du bureau).

Comment créer un espace de bureau hôtelier

Le « hot desking » est beaucoup plus limité que le « desk hoteling », et certaines configurations d’espaces de bureau « hoteling » peuvent incorporer un peu de « hot desking » lorsque cela s’avère utile. Pour notre propos, nous allons nous concentrer sur la façon d’aménager un bureau en hôtel, car c’est l’option que la plupart des employeurs vont choisir. Dans cette optique, voici 9 conseils pour créer un espace de bureau hôtelier pour votre entreprise :

1. Assurez-vous que c’est la bonne décision pour votre bureau

Ne sautez pas dans le train du bureau hybride juste parce que c’est à la mode. Considérez les points suivants :

• • La plupart de vos employés sont-ils présents au bureau tous les jours ? Et sont-ils satisfaits de cette situation ?

Si très peu d’employés sont amenés à travailler à distance, l’aménagement d’un espace de bureau à l’hôtel sera plus compliqué que nécessaire.

• • Combien de vos employés traitent des informations sensibles ?

Auront-ils toujours besoin d’un bureau plus privé et, dans ce cas, pouvez-vous leur attribuer un siège permanent ou vous assurer qu’ils peuvent toujours en réserver un ?

• • Disposez-vous de suffisamment d’espace pour désigner des zones de calme ?

Lorsque vous mélangez les places assises, le bruit peut devenir un problème, surtout si certains travailleurs doivent passer beaucoup de temps au téléphone.

• Pourrez-vous fournir du matériel et des équipements de bureau ?

En l’absence de postes de travail assignés, vous devez trouver une solution pour que les employés puissent disposer de ce dont ils ont besoin sans avoir à l’apporter au bureau tous les jours.

Pour que cette solution soit intéressante, il faut que votre bureau se prête bien à l’hôtellerie de bureau.

2. Anticipez le scepticisme lorsque vous expliquez la vision aux employés

Les employés qui n’ont jamais fait partie – ou même entendu parler – de l’hôtellerie de bureau seront sceptiques quant à vos projets. Ils peuvent être nerveux à l’idée d’abandonner un bureau bien-aimé, surtout s’ils y travaillent depuis des années. Certains peuvent s’inquiéter de la propreté, de l’intimité ou de la façon dont l’aspect social du travail sera affecté. En sachant simplement que le doute s’installe, vous pouvez avoir des réponses et des solutions à portée de main.

Une approche intelligente consiste à expliquer votre vision à vos employés au lieu de leur dire simplement que les choses changent et qu’ils doivent l’accepter. Si vous présentez les changements comme un moyen d’atteindre les objectifs de l’entreprise et d’améliorer l’expérience de vos employés, ils seront plus enclins à y adhérer. Valoriser les travailleurs et les faire participer suscite la loyauté.

3. Évaluez l’espace avec lequel vous travaillez

Une grande partie de cette question est liée à l’immobilier. Considérez les points suivants :

• Avez-vous/voulez-vous assez d’espace pour tout le monde si tous les employés arrivaient le même jour ?
• Essayez-vous d’encourager un certain pourcentage d’employés à travailler à domicile pour limiter l’espace dont vous avez besoin ?
• Voulez-vous un espace de distanciation sociale entre les bureaux ?
• Certains bureaux doivent-ils être très proches les uns des autres à des fins de collaboration ?

En général, demandez-vous pour quoi vous avez assez d’espace et ce que vous voulez faire avec cet espace.

4. Créez des zones pour différents types de travail

Créer des zones pour différents types de travail est essentiel pour que l’hôtel soit bénéfique à tous. Certaines zones peuvent être désignées pour le travail bruyant, comme pour les équipes qui doivent beaucoup parler lorsqu’elles collaborent ou les vendeurs qui passent la plupart de la journée au téléphone. Ensuite, il peut y avoir des zones de calme pour les employés qui ont besoin de silence pour se concentrer. Vous pouvez également limiter l’accès à certains espaces – par exemple, les stagiaires ne sont peut-être jamais autorisés à s’asseoir près des équipes de création ou de marketing de haut niveau, afin de préserver la confidentialité des stratégies.

5. Faites des efforts pour installer des bureaux attrayants

Maintenant que les employés n’auront pas leurs objets préférés autour d’eux, vous devez rendre tout cet espace de bureau libre attrayant d’une manière ou d’une autre. L’ajout d’œuvres d’art, de plantes et d’éléments interactifs – comme des mini jardins zen – est accueillant sans être écrasant ou trop distrayant. Veillez également à ce que chacun sache qu’il doit vider complètement son bureau en partant pour la journée – ne laissez pas d’objets personnels ou de travail inachevé.

Et surtout, gardez les bureaux propres. Si vous ne pouvez pas engager une équipe de nettoyage pour désinfecter les bureaux entre les utilisateurs, fournissez aux employés des fournitures de nettoyage et créez une liste de contrôle à suivre lorsqu’ils ont terminé leur travail.

6. Choisissez un logiciel qui normalise le processus

Afin de rationaliser le processus d’hébergement de votre espace de bureau, un logiciel de gestion du lieu de travail peut vous aider à rester organisé. Lorsque vous recherchez le meilleur logiciel de gestion d’espace de bureau, assurez-vous qu’il couvre les éléments de base de manière simple :

• Le travailleur vérifie la disponibilité pour un certain jour et un certain créneau horaire, puis réserve un bureau.
• Les détails de la réservation sont envoyés au travailleur par e-mail, confirmant la réservation.
• Le système se met immédiatement à jour pour refléter les nouvelles informations, afin d’éviter que d’autres personnes ne fassent accidentellement une double réservation.
• Un rappel est envoyé au travailleur par courrier électronique avant sa visite.
• Lorsque le travailleur arrive au bureau à l’heure prévue, il s’enregistre et trouve son bureau réservé.
• À la fin de son service, le travailleur quitte le bureau.

En plus de ces éléments fondamentaux, le logiciel que vous utilisez peut répondre à d’autres besoins. Ce qui nous amène au point suivant..

7. Pensez aux fonctionnalités spécifiques dont vous avez besoin

Chaque bureau a ses propres besoins. Considérez les vôtres, puis trouvez un logiciel adapté. Par exemple :

• La réservation de postes de travail supplémentaires, comme les bureaux debout, les espaces de détente ou les grandes tables pour les équipes.
• Réservation de postes de travail supplémentaires, tels que des parkings, des ascenseurs de service et des équipements.
• Intégration des calendriers avec des services tels que Google ou Outlook.
• Délais de grâce et annulations automatiques pour les réservations manquées.
• Intégration de votre système de climatisation pour ajuster la température en fonction de l’utilisation de l’espace.
• Des règles pour gérer les personnes autorisées à accéder à certains espaces de travail.
• Capteurs sur les bureaux qui mettent à jour le logiciel avec les statuts d’utilisation/disponibilité en temps réel.
• Enregistrement des visiteurs pour garder un œil sur toute personne présente dans le bureau.

Même si le logiciel que vous choisissez n’offre pas toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin, demandez à ce qu’il soit personnalisé pour vous.

8. Désignez une personne responsable

C’est une bonne idée de désigner une personne responsable – vous pouvez même embaucher quelqu’un pour occuper ce nouveau poste. Vos employés auront certainement des questions à poser, et vous voudrez également garder un œil sur les allées et venues dans votre bureau. La personne qui occupera ce poste devra comprendre les raisons pour lesquelles vous avez choisi l’hôtellerie de bureau, et elle devra également avoir une connaissance approfondie du logiciel. De plus, elle doit avoir mémorisé la disposition de votre bureau afin de pouvoir diriger les gens vers leur bureau ou trouver un employé en cas de besoin.

9. Apprenez du processus

Il vous faudra faire des essais et des erreurs avant que votre bureau d’hôtellerie ne se mette en place sans problème. L’hôtel de bureau va avoir un effet important sur vos employés, il est donc important d’être ouvert à leurs opinions. En écoutant comment les changements les affectent, tant positivement que négativement, vous découvrirez où vous devez modifier le système.

Examinez également les données recueillies par votre logiciel. Vous serez en mesure de voir les tendances d’utilisation pour déterminer si le desk hoteling fonctionne bien et comment il est utilisé. Vous serez également en mesure de prévoir les besoins futurs et de vous préparer aux périodes où le bureau est plus vide ou plus occupé que d’habitude.

Conclusion

L’hôtellerie de bureau est une façon intéressante de gérer un bureau. En fonction de votre culture d’entreprise, des besoins de vos employés et de l’espace dont vous disposez, elle peut être le choix idéal pour votre entreprise. Mais elle peut aussi causer plus de maux de tête qu’elle n’en résout. Si vous pensez que l’hôtel de bureau peut vous convenir, envisagez de le mettre en place progressivement, en séparant une partie de votre bureau pour l’expérience et en demandant aux employés de donner leur avis en cours de route.

Pour en savoir plus sur le desk hoteling, consultez notre article sur la façon dont le desk hoteling peut améliorer votre bureau.

Si vous cherchez de l’aide en matière de logiciels, consultez ces meilleurs systèmes de réservation et d’enregistrement d’hôtels

Avez-vous fait l’expérience du desk hoteling dans votre entreprise ? Faites-nous part de vos impressions dans les commentaires !