Les entreprises de toutes tailles produisent quotidiennement du contenu. En ce qui concerne les plateformes de collaboration de contenu pour les entreprises, vous avez entendu parler des suspects habituels comme Dropbox et Google Drive. Mais il en existe bien d’autres, dont certaines s’intègrent même à vos autres outils de contenu, ainsi qu’à une multitude d’outils professionnels.
Les publics sont avides de contenu, et les marques travaillent dur pour répondre à leurs besoins. Il existe tous les types de contenu que votre entreprise peut produire :
- Matériel de promotion croisée
- Éditoriaux
- Infographies
- Logos
- Plans et propositions
- Podcasts
- Présentations commerciales
- Images et vidéos pour les médias sociaux
- Matériel de formation
Mais où pouvez-vous stocker, consulter, mettre à jour et gérer tout ce contenu ? Et à moins que vous ne travailliez au sein d’une seule équipe, quel est le moyen le plus efficace pour vous et votre équipe ou vos clients de collaborer sur un projet ? Les plates-formes de collaboration de contenu sont une solution populaire, qu’il s’agisse de plates-formes offrant des fonctionnalités limitées et ciblées ou d’outils complets capables de gérer presque tous les aspects de votre activité. Globalement, les plateformes suivantes rendront votre processus de contenu plus efficace.
Bitrix24
Bitrix24 est conçu comme une plateforme de réseau social, un peu comme un Slack amélioré. Les utilisateurs créent des profils et peuvent s’envoyer des messages instantanés. Il y a un flux d’activité, et vous pouvez partager et aimer les mises à jour. Les équipes peuvent également partager du contenu et commenter les messages.
Le partage de documents et la collaboration ne sont qu’une partie de ce que Bitrix24 offre, cependant. Il dispose également d’outils pour :
- CRM
- Capture de prospects
- Automatisation des e-mails
- Gestion des tâches et des projets
- Gestion du flux de travail
- Suivi du temps
Bitrix24 est la meilleure solution si vous avez besoin d’un outil de collaboration de contenu – et de presque tout le reste – pour faire fonctionner votre équipe et vos projets. Il est également idéal pour les équipes distantes, qu’elles aient ou non beaucoup de contenu sur lequel collaborer (bien que chaque entreprise ait un certain type de contenu à gérer). Si vous n’utilisez pas encore d’outils de communication ou de collaboration, vous pouvez commencer par Bitrix24 pour voir s’il répond à vos besoins avant d’ajouter d’autres outils.
Prix de Bitrix24
Vous avez le choix entre deux plans commerciaux. Le plan standard est de 99 $ par mois pour 50 utilisateurs et est livré avec 100 Go de stockage. Le plan professionnel est de 199 $ par mois pour un nombre illimité d’utilisateurs et offre un espace de stockage illimité. Les deux plans offrent de nombreuses fonctionnalités, mais le plan Standard est limité dans certains domaines. Il existe un outil de comparaison approfondi sur leur site Web qui vous aidera à décider quel plan est le meilleur pour votre entreprise.
BoostHQ
Organisez tout le contenu et les connaissances internes de votre entreprise avec BoostHQ. Pour rendre votre contenu consultable et facile à retrouver, attribuez des groupes, des catégories et des tags. Avec l’analyse de BoostHQ, vous pouvez également voir quel contenu est le plus populaire et quels membres sont les plus actifs.
La fonction de discussions entre employés permet à chacun de partager ses réflexions et ses expériences, que vous pouvez ensuite intégrer dans votre base de connaissances interne, vos flux de travail, etc. Au final, vous pouvez créer et mettre à jour régulièrement une bibliothèque de ressources centralisée à laquelle tout le monde peut avoir accès. En fin de compte, vous pouvez créer et mettre à jour régulièrement une bibliothèque de ressources centralisée à laquelle tout le monde peut avoir accès. Elle peut également inclure des médias enrichis, comme des images, des vidéos et des PDF, en plus des documents textuels.
BoostHQ est idéal pour les équipes qui traitent beaucoup de contenu chaque jour, surtout si elles doivent suivre certaines directives pour créer, mettre à jour et polir tout ce contenu. Par exemple, un site d’information qui traite différents types de contenu, comme les reportages en direct et les articles à caractère permanent, pourrait utiliser BoostHQ pour gérer les meilleures pratiques et les manuels de style.
Prix de BoostHQ
BoostHQ est coûteux, mais au lieu de payer par utilisateur et par mois, vous payez un seul montant. Le plan Starter est de 299 $ par mois pour un maximum de 100 utilisateurs et 100 Go de stockage. Le plan Advanced est de 499 $ par mois pour un maximum de 250 utilisateurs et 250 Go de stockage. Le plan Premium est de 699 $ par mois pour un maximum de 500 utilisateurs et 500 Go de stockage. Vous pouvez économiser de l’argent en payant annuellement plutôt que mensuellement. Si vous avez besoin de plus de sièges ou de stockage, vous pouvez les contacter pour discuter d’un plan personnalisé.
Box
Box est une plateforme de collaboration de contenu basée sur le cloud qui permet à votre équipe de modifier et de sécuriser des fichiers. Vous pouvez également inviter d’autres personnes à participer à une conversation ou à modifier des fichiers. De plus, vous pouvez contrôler qui peut voir, partager, modifier et télécharger des fichiers.
Avec l’outil de notes de Box, vous pouvez également collaborer en dehors du contenu principal. La fonction de prise de notes vous permet de créer et de modifier des notes, de les mettre en forme et de les commenter. Ainsi, si vous et votre équipe souhaitez discuter d’un élément de contenu sans faire de commentaires ou de modifications directement sur celui-ci, vous pouvez utiliser les notes pour avoir une conversation parallèle ou tester une idée.
Box a été conçu pour les entreprises du secteur informatique, mais il peut être utilisé efficacement par toutes sortes d’équipes qui ont besoin de collaborer. Il est particulièrement utile pour toute entreprise qui a besoin d’avoir des conversations secondaires et qui ne veut pas utiliser un autre outil uniquement pour la communication.
Prix de Box
Box propose plusieurs formules réparties par type, comme les formules individuelles, les formules professionnelles et les formules d’entreprise. Leur catégorie Plans d’entreprise comprend trois options principales. Le plan Starter coûte 7 $ par utilisateur et par mois, avec un minimum de trois utilisateurs. Vous pouvez ajouter jusqu’à 10 utilisateurs et vous obtiendrez 100 Go de stockage. Chaque téléchargement de fichier ne peut toutefois pas dépasser 2 Go. Le plan Business est de 20 $ par utilisateur par mois, avec un minimum de trois utilisateurs. Vous pouvez ajouter un nombre illimité d’utilisateurs et vous obtiendrez également un espace de stockage illimité, mais chaque téléchargement de fichier ne peut dépasser 5 Go.
Le plan Business Plus est probablement le meilleur choix. Il coûte 33 $ par utilisateur et par mois (minimum de trois utilisateurs) et offre un nombre illimité d’utilisateurs et de stockage. Son principal avantage est que vous pouvez ajouter des collaborateurs externes, même s’ils n’ont pas de compte payant, ce qui n’est pas le cas avec les autres formules. Les trois plans sont moins chers si vous payez annuellement.
Confluence
Stockez toutes sortes de contenus avec Confluence, notamment des documents, des images et des PDF. Vous pouvez suivre les modifications et les versions, et les collaborateurs peuvent laisser des commentaires sur les documents grâce aux commentaires en ligne sur les fichiers et les pages. Vous pouvez également connecter Confluence à Jira, ce qui est une bonne nouvelle pour les équipes de développement. L’intégration des deux outils permet d’établir des liens automatiques, de créer rapidement des problèmes et de produire des rapports détaillés. Bien que Confluence puisse être utilisé pour collaborer sur n’importe quel type de document, il est mieux adapté au contenu interne, comme les annonces, les notes de réunion et les plans de projet.
Confluence peut être utilisé par presque toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, mais avec l’intégration de Jira, les développeurs peuvent le trouver particulièrement utile. Comme il est agile, il est idéal pour les équipes qui doivent prendre des décisions rapides et qui réagissent souvent aux changements.
Prix de Confluence
Confluence est gratuit pour un maximum de 10 utilisateurs. Le plan standard coûte 5 $ par utilisateur et par mois et vous permet d’ajouter jusqu’à 5 000 utilisateurs. Ce plan manque également de nombreuses fonctionnalités indispensables, comme l’analyse et la définition de certaines permissions. Si vous souhaitez bénéficier de toutes les fonctionnalités, vous devrez opter pour le plan Premium, qui coûte 10 dollars par utilisateur et par mois pour un maximum de 5 000 utilisateurs.
Dropbox Business
Beaucoup d’entreprises et de professionnels utilisent Dropbox pour le stockage et le partage de fichiers, mais le fait que vous puissiez l’utiliser pour la collaboration de contenu est moins connu. En plus de stocker les fichiers Dropbox, vous pouvez également utiliser Dropbox Business pour organiser et partager vos fichiers Google et Microsoft. Après avoir envoyé des liens partagés pour que chacun puisse accéder à un fichier, vous pouvez recueillir des commentaires et les modifier ensemble. Un badge vous indique également si quelqu’un d’autre est en train de modifier un fichier partagé, et le fichier est verrouillé afin d’empêcher toute modification simultanée.
Dropbox peut être un peu lourd à utiliser, mais c’est un bon complément à vos outils de travail existants. Il ne remplace peut-être pas Google Drive ou Microsoft OneDrive, mais si vous avez besoin d’un emplacement central pour tous vos documents, pensez à Dropbox. Il s’intègre également à des outils de communication comme Slack.
Prix de Dropbox Business
Dropbox Business propose deux plans principaux. Le plan standard coûte 15 $ par utilisateur et par mois, requiert un minimum de trois utilisateurs et comprend 5 To de stockage. Le plan avancé est de 25 $ par utilisateur par mois, requiert un minimum de trois utilisateurs et offre un espace illimité. Vous pouvez économiser un peu si vous optez pour un plan annuel plutôt que mensuel. Si vous avez besoin d’un plan plus important et plus personnalisé, vous pouvez les contacter.
Google Drive
Bien que vous connaissiez peut-être déjà Google Drive, nous ne pouvions pas l’oublier dans cette liste. Google Drive offre un stockage en nuage pour toutes sortes de fichiers, notamment des documents, des médias et des feuilles de calcul. Vous pouvez définir des contrôles d’accès pour les documents afin de déterminer qui peut les consulter, les télécharger et les modifier. Les collaborateurs peuvent apporter des modifications, suggérer des modifications (qui doivent ensuite être approuvées) et laisser des commentaires. Lorsque vous commentez, vous pouvez marquer un utilisateur pour qu’il reçoive une alerte. Drive dispose également d’un historique automatique des versions, et vous avez également la possibilité de nommer des versions spécifiques pour les retrouver plus facilement.
Si vous devez collaborer avec votre équipe ou vos clients sur un grand nombre de documents texte ou de feuilles de calcul, Google Drive est une excellente option. Il s’intègre également à un grand nombre d’outils professionnels que vous utilisez peut-être déjà, comme Asana, ce qui en fait un ajout facile à votre flux de travail.
Prix de Google Drive
Les comptes Google sont fournis gratuitement avec 15 Go de stockage, mais vous devrez passer à la version supérieure si vous comptez partager du contenu avec votre équipe. Ensuite, le prix est principalement basé sur l’espace (vous pouvez partager des liens vers des documents et des fichiers avec n’importe qui). Bien qu’il existe des formules moins chères, les entreprises peuvent opter pour la formule 2 To, qui ne coûte que 99,99 $ par an. Si vous pensez avoir besoin de plus d’espace, le plan 10TB est à 99,99 $ par mois.
Microsoft OneDrive
Microsoft OneDrive est sa version de Google Drive, plus ou moins. Il fait partie de Microsoft 365, et ses fonctions de collaboration en matière de contenu permettent à votre équipe de co-rédiger des documents Office. Vous pouvez même effectuer des modifications hors ligne, et les changements seront téléchargés lors de votre prochaine connexion. (Cette fonction est toutefois délicate si plusieurs personnes apportent des modifications hors ligne. Vous voudrez peut-être tester comment les modifications sont appliquées lorsque vous vous reconnectez) Pour contrôler qui peut accéder à votre contenu, vous pouvez définir des autorisations personnalisées et de groupe. En outre, vous pouvez demander aux utilisateurs de réinitialiser leur mot de passe après un certain nombre de jours.
OneDrive peut être utilisé par les entreprises, quels que soient leurs besoins en matière de partage de fichiers. Il existe des plans pour les entreprises qui ont juste besoin de capacités de stockage et de partage, ainsi que des plans pour les entreprises qui ont besoin d’autres services Office et de la messagerie électronique.
Prix de Microsoft OneDrive pour les entreprises
Les plans professionnels de OneDrive commencent à 5 $ par utilisateur et par mois. C’est le plan à privilégier si vous n’avez besoin que de stockage et de partage. Le plan suivant est de 10 $ par utilisateur et par mois, et il est accompagné de fonctions de conformité et de sécurité. Si vous avez besoin de tout ce que Microsoft 365 offre, y compris toutes les applications et tous les services, vous opterez pour le plan Standard à 12,50 $ par utilisateur et par mois. Les trois plans nécessitent un engagement annuel.
Dernières réflexions sur les plates-formes de collaboration de contenu
Pratiquement toutes les plateformes de collaboration de contenu sont dotées d’un système de stockage en ligne, d’un historique des versions et d’une fonction de commentaire. Les principales différences se situent au niveau du prix, du nombre minimum et maximum d’utilisateurs et des fonctionnalités supplémentaires qui vont au-delà du partage et de la collaboration de base. La plateforme que vous choisirez dépendra de votre budget, de la taille de votre équipe, de vos besoins en matière de sécurité et de la nécessité ou non d’autres outils de gestion de projet et d’automatisation du marketing. Faites-vous une idée de ce que vous attendez d’une plateforme de collaboration de contenu, puis trouvez-en une qui comble les lacunes.
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