Saviez-vous qu’une personne passe en moyenne 13 heures par semaine à traiter et gérer sa boîte aux lettres électronique ? Les employés étant constamment bombardés d’e-mails, ces 13 heures semblent être une perte de temps considérable. Alors, comment réduire la surcharge de la boîte de réception sans se frustrer et passer toute la journée à organiser et à répondre aux e-mails ? La réponse est l’utilisation d’outils de gestion des e-mails.
Êtes-vous le genre de personne qui ne peut pas répondre à tous les e-mails ? Votre boîte de réception est tellement pleine que vous êtes anxieux à l’idée de la consulter et de répondre à tous les messages ? Pour vous aider à vous débarrasser de vos emails, nous avons rassemblé les huit meilleurs outils de gestion des emails qui méritent d’être mis en place.
Les meilleurs outils pour maîtriser votre boîte Gmail
Gmail
Gmail est la plateforme de messagerie la plus dominante au monde et compte actuellement plus de 1,5 milliard d’utilisateurs. Gmail est extrêmement facile à utiliser et comprend de nombreuses fonctionnalités de gestion de la boîte de réception.
En apprenant à utiliser les fonctions intégrées suivantes de Gmail, vous pouvez désencombrer votre boîte de réception et la garder organisée.
Réponses automatiques. La configuration de réponses automatiques est un excellent moyen de gérer des tonnes d’e-mails entrants. En outre, vous pouvez configurer la fonctionnalité de réponse aux vacances pour avertir les gens que vous êtes absent du bureau et que vous leur répondrez dès que possible.
Étiquettes. Les libellés de Gmail se situent entre les dossiers traditionnels et les étiquettes. Ils vous aident à organiser et à trier vos e-mails entrants en fonction de critères spécifiques que vous avez définis.
Laboratoires. Cachés sous les paramètres, les laboratoires sont le terrain de jeu de Google pour tester de nouvelles fonctionnalités. Les laboratoires contiennent divers modules complémentaires et extensions que vous pouvez utiliser dans Gmail pour ajouter des fonctionnalités supplémentaires et gérer votre boîte de réception. Pour accéder aux laboratoires de Gmail, localisez l’onglet Avancé sous Paramètres.
Filtres. Les filtres Gmail reçoivent et marquent automatiquement comme lus les e-mails promotionnels, tels que les lettres d’information, les e-mails de vente et autres documents marketing. En configurant les filtres Gmail, vous pouvez faire en sorte que des messages spécifiques ne soient pas envoyés dans votre boîte de réception et ainsi la désencombrer. Voici un guide pas à pas de Google sur la façon de créer un filtre pour votre boîte de réception Gmail.
Mailstrom
Mailstrom est un outil conçu pour aider les utilisateurs de courrier électronique à organiser leurs boîtes de réception encombrées. Ce nettoyeur de boîtes de réception identifie et compile des groupes d’e-mails connexes provenant du même expéditeur. Ainsi, vous pouvez agir sur eux collectivement au lieu de supprimer ou de réaliser chaque courriel séparément.
Par défaut, Mailstrom prend en charge Gmail, Yahoo ! Mail et Outlook. Si vous avez un autre fournisseur de messagerie, il existe un vérificateur d’email qui vous permet de vérifier si Mailstrom est compatible ou non avec le service de messagerie que vous utilisez.
Boomerang pour Gmail
Boomerang est un outil de gestion des boîtes de réception qui ajoute des fonctionnalités supplémentaires à la gestion de votre compte Gmail. Comme son nom l’indique, Boomerang vous renvoie un courriel si votre destinataire n’a pas ouvert ou répondu à votre courriel. Vous pouvez définir une limite de temps spécifique pour les e-mails non lus ou les e-mails sans réponse, après quoi vous recevrez une notification.
Outre le suivi des réponses programmées et les accusés de réception, Boomerang propose la fonctionnalité de vérification des e-mails. Cet outil vous aide à vérifier la qualité de la rédaction de vos e-mails et vous indique si vous utilisez ou non des choix linguistiques forts pour élaborer votre copie d’e-mail.
Boomerang peut également vous aider à gérer votre boîte de réception Gmail en la mettant en pause pendant une durée déterminée et en vous permettant d’envoyer des réponses automatiques. Cette fonctionnalité est également utile pour les entreprises, notamment pour les boutiques de commerce électronique. Donc, si vous voulez un outil de messagerie qui vous aidera à gérer les communications de votre boutique en ligne, Boomerang est une excellente option à considérer.
Gmelius
Gmelius est une extension Gmail qui vous permet de lancer des campagnes de marketing à partir de votre compte Gmail. Conçu à l’origine pour aider les équipes distantes à communiquer, collaborer et automatiser les flux de travail, Gmelius est un outil puissant pour gérer et désencombrer les boîtes de réception des entreprises, ainsi que pour lancer des campagnes de marketing. Vous pouvez utiliser l’extension pour gérer votre compte professionnel et créer des aimants de plomb puissants en échange d’informations sur les utilisateurs.
Gmelius vous permet de créer une boîte de réception partagée. Cela élimine le besoin d’un logiciel d’assistance et vous permet de répondre rapidement.
De plus, Gmelius offre la fonctionnalité d’étiquettes partagées pour vous aider à organiser votre boîte de réception par projet et par communication client. Cela permet une collaboration efficace entre les départements et contribue à désencombrer votre boîte de réception.
Boîte de réception quand vous êtes prêt
Inbox When Ready est une extension Google Chrome pour Gmail qui a une seule fonctionnalité principale. Elle vous permet de mettre en pause la boîte de réception à certains moments, afin que vous puissiez vérifier tous les e-mails entrants en vrac à des heures fixes.
Des études montrent qu’en moyenne, les gens consultent leurs e-mails 15 fois par jour. Cette surconsommation d’e-mails nous fait perdre 21 minutes par jour. L’outil Inbox When Ready vous aide à gagner du temps et à vous concentrer en programmant le moment de la vérification de la boîte de réception.
En masquant votre boîte de réception par défaut, l’extension Inbox When Ready vous permet de voir votre boîte de réception uniquement lorsque vous appuyez intentionnellement sur le bouton Show Inbox. En outre, vous pouvez configurer l’extension en fonction de votre emploi du temps et de vos autres besoins.
Notes simples sur Gmail
Simple Gmail Notes est un autre module complémentaire de Gmail qui vous permet de joindre des notes privées à n’importe quel e-mail pour vous y référer. Cette extension est parfaite pour vous si vous cherchez à noter rapidement une ou plusieurs notes sur un e-mail important.
Les notes que vous ajoutez apparaissent au-dessus du message dans l’interface Web et juste à côté de la ligne d’objet dans la vue principale de la boîte de réception Gmail. Ainsi, vous pouvez gérer vos e-mails beaucoup plus rapidement et souligner les e-mails qui requièrent votre attention.
Gmail et Firefox prennent tous deux en charge les notes simples de Gmail.
Taskforce
Taskforce est un module complémentaire de Gmail qui vous permet de transformer vos e-mails en tâches. La fonctionnalité de Taskforce vous permet de créer des listes de tâches à partir de vos e-mails.
Le module complémentaire vous permet de convertir des courriels particuliers en tâches, de créer et de gérer des listes de tâches, et de partager vos listes de tâches avec d’autres membres de l’équipe. En créant vos listes de tâches concernant vos e-mails, vous pouvez passer moins de temps à planifier et avoir vos e-mails de travail organisés de manière ordonnée.
Déroulez-moi
Unroll me est un nettoyeur de boîte de réception qui vous permet de vous désabonner en masse des e-mails que vous ne voulez pas recevoir. Il vous aide également à regrouper les bulletins d’information auxquels vous souhaitez rester abonné en un seul lot qui ne vous détourne pas de vos e-mails professionnels.
Voici comment cela fonctionne. Unroll me identifie et passe en revue les listes de diffusion et les newsletters auxquelles vous êtes abonné. Ensuite, il vous permet de choisir les abonnements à conserver et vous désabonne automatiquement du reste des e-mails.
Conclusion
Lorsque vous constatez que l’encombrement des e-mails vous fait perdre du temps et sacrifier votre productivité, vous savez qu’il est temps de changer. En désencombrant votre messagerie, vous pouvez favoriser un meilleur flux de travail et rester maître de la situation. Ces huit outils vous aideront à désencombrer vos e-mails et à vivre la magie de l’instant « boîte de réception zéro » !
