Notion est une plateforme numérique tout-en-un pour stocker et organiser vos projets quotidiens, vos essentiels professionnels et vos documents personnels. Elle est parfaite pour les particuliers, les professionnels et les équipes. Qu’il s’agisse de tâches liées à un projet, d’actifs de conception pour des besoins professionnels ou de besoins personnels tels que des recettes ou le suivi de votre forme physique, Notion est une solution pour visualiser toutes vos informations dans un emplacement central.
Avez-vous du mal à organiser vos notes, projets, documents et informations générales ? Vos informations sont-elles éparpillées dans plusieurs zones ou applications différentes ?
Notion peut vous aider à organiser vos informations et vous permettre de personnaliser votre espace exactement comme vous en avez besoin. Notion propose la prise de notes, la gestion de projets, la gestion de tâches et la structure pour tous les besoins de votre vie personnelle et professionnelle.
Voyons tout ce que vous pouvez faire avec Notion et comment cet outil peut rationaliser vos processus.
Qu’est-ce que Notion ?
Notion se décrit comme un espace de travail tout-en-un, un ensemble de blocs de construction pour créer des choses que vous aimez utiliser. Leur slogan est : « Écrire, planifier, collaborer et s’organiser. Notion est tout ce dont vous avez besoin – dans un seul outil » Notion peut remplacer votre application de prise de notes, votre application de liste de tâches, vos feuilles de calcul et votre application de gestion de projet afin que vous puissiez tout conserver dans un seul espace.
Nous utilisons Notion pour faire ce qui, normalement, aurait nécessité trois outils différents bricolés ensemble. Tout avoir en un seul endroit rend les choses plus faciles.
– Sachin Monga de Cocoon
Notion fournit un emplacement central pour tous vos objectifs à court et à long terme. Vous pouvez gérer une petite entreprise avec Notion ou créer un tableau de bord pour tous vos besoins personnels et familiaux. Utilisez Notion pour gérer des projets de conception web, une base de données de recettes, un journal de fitness, un calendrier de marketing, un clipper de contenu web ou un planificateur d’événements. Si vous avez besoin d’organiser des données, Notion peut être l’outil qu’il vous faut.
Comment utiliser Notion pour organiser votre contenu professionnel et personnel
Notion est composé de « Pages » et de « Blocs ». Les pages contiennent des blocs. Chaque élément de données et d’informations est un bloc. Vous pouvez ajouter des pages à l’intérieur de pages à l’infini.
Les blocs actuels sont les suivants :
Blocs généraux
-
- Texte :
Tout texte simple ou notes
-
- Tableaux :
Bases de données (comprend plusieurs vues telles que Kanban, Tableau, Galerie, Liste, Calendrier et Tableau)
-
- À faire :
Cases à cocher
-
- Toggle :
Flèches déroulantes pour organiser l’information
-
- Puces :
Ajoutez des puces à votre liste
-
- Numérotation :
Ajouter une numérotation à votre liste
-
- Citations :
Citations en surbrillance
-
- Diviseurs :
Séparateurs de section
-
- Mentions légales :
Boîtes en surbrillance pour afficher des informations importantes
-
- Mentions :
Collaborez avec d’autres personnes sur vos pages
-
- Dates :
Marquez une page ou un bloc avec une date en utilisant @
- Code :
Ajoutez des extraits de code dans le langage de programmation de votre choix
Télécharger et intégrer des blocs
-
- Embed :
Utile pour intégrer tout autre site web dans Notion
-
- Images :
Téléchargez n’importe quelle image
-
- Signets :
Sauvegarder des URLs
-
- Vidéo :
Télécharger ou intégrer à partir de n’importe quel service vidéo
-
- Audio :
Pistes audio, podcasts, etc.
-
- Fichiers :
Ajoutez tout type de fichier à votre espace de travail
- PDFs :
Affichez un PDF en plein écran
Blocs avancés
-
- Équations mathématiques :
Affichez une formule mathématique en utilisant TeX
-
- Fil d’Ariane :
Affiche l’emplacement de votre page actuelle
-
- Table des matières :
Crée un plan de l’ensemble de votre page
- Boutons de modèle :
Blocs préconfigurés que vous créez pour accélérer votre flux de travail
Ils disposent de plusieurs Blocs avec une intégration directe à d’autres logiciels utiles, notamment :
- Google Drive
- Tweets
- GitHub Gists
- Google Maps
- Figma
- Framer
- Whimsical
- InVision
- Loom
- Typeform
- CodePen
Les blocs peuvent être déplacés n’importe où dans votre espace de travail. Grâce à sa fonction de glisser-déposer, il est facile de réorganiser vos données lorsque cela est nécessaire. Vous pouvez déplacer les blocs sur leur page d’origine ou les déplacer sur une toute nouvelle page en les faisant simplement glisser.
Configuration de votre espace de travail Notion
La meilleure façon de commencer avec Notion est d’utiliser un modèle préétabli et de l’adapter au fur et à mesure que vous apprenez ce qui fonctionne pour vous. Bien que vous puissiez toujours commencer avec une toile vierge, Notion dispose d’une variété de modèles intégrés pour de nombreuses industries différentes telles que le design, l’éducation, les ventes, le marketing, les ressources humaines et les particuliers.
Une fois que vous avez créé un compte Notion (vous pouvez commencer avec la version gratuite), vous pouvez importer un modèle en quelques clics.
Je vais vous montrer comment configurer un gestionnaire de relation client (CRM) pour les ventes. Ce CRM est un modèle préfabriqué dans Notion.
- Cliquez sur Nouvelle page
- Cliquez sur Modèles
- Cliquez sur le bouton Ventes
- Choisissez Sales CRM
- Cliquez ensuite sur le bouton Utiliser ce modèle
- Le CRM sera automatiquement ajouté à votre espace de travail
Le CRM est un bloc de table de notions.
Une table dans Notion est en fait une base de données relationnelle ! Cela signifie que vous pouvez connecter vos données CRM à n’importe quelle autre table n’importe où dans votre espace de travail.
Maintenant, ajoutons un client. Il suffit de cliquer dans la case située sous le nom. Si vous avez déjà utilisé un tableur, cela devrait vous sembler familier. J’ai ajouté le nom de Sunny Thompson. Lorsque vous cliquez sur le nom « Sunny Thompson », vous accédez à une toute nouvelle page. Cette page contient tous les champs de la table que vous pouvez personnaliser et définir. Vous pouvez également ajouter n’importe quel bloc sur cette page comme n’importe quelle autre page.
Les champs de la table sont :
- Date
- Texte
- Heure
- Nombre
- Sélection unique
- Sélection multiple
- Image
- Courriel
- URL
- Personne
- Heure de création
- Créé par
- Heure de la dernière modification
- Dernière modification par
Pour les utilisateurs expérimentés :
Maintenant que vous avez un CRM, vous pouvez créer une autre table comme gestionnaire de projet et lier les deux tables. Cette table Projets comprend les champs Relation (Client) et Single Select (Tags).
En utilisant un champ Relation, vous établissez un lien direct avec le CRM que vous venez de créer. Cela vous permettra de voir tous les projets liés à Sunny Thompson dans les deux tableaux.
Avec tous les tableaux, vous pouvez créer plusieurs vues telles que Tableau (Kanban), Galerie, Liste et Calendrier. Ces modèles sont des points de départ utiles pour tout projet. N’oubliez pas de lire notre guide de démarrage rapide de la gestion de projet.
Vous pouvez également intégrer n’importe quel tableau dans n’importe quelle page. Voici une page de projet à partir de notre tableau Projets. Un autre tableau intitulé Tâches est intégré à la page, à la fois en vue Tableau et en vue Tableau (Kanban).
N’hésitez pas à explorer d’autres modèles dans la galerie de modèles soumis par les utilisateurs de Notion pour voir ce que d’autres utilisateurs ont créé. Parmi les modèles que vous pouvez essayer, citons le calendrier de contenu, les tâches de conception, le système de conception, la proposition de contrat et le portefeuille de travail. Ajoutez l’un de ces modèles à votre espace de travail Notion et vous avez maintenant un tableau de bord centralisé.
Autres cas d’utilisation de Notion
Découvrez les autres façons dont les particuliers et les entreprises ont utilisé Notion :
Finances personnelles – comprend un tableau Kanban catégorisé des dépenses, des dettes et des dépenses supplémentaires. Comprend également un calendrier des flux de trésorerie.
Recettes – une base de données en ligne pour les recettes. Utilisez le clipper pour les ajouter, puis triez-les par catégorie. Vous pouvez aussi facilement copier et coller la liste de courses dans une page séparée pour simplifier le processus d’achat.
Centre d’aide de l’entreprise – Créez un aperçu centralisé de l’entreprise avec toutes les informations pertinentes sur l’entreprise, comme le manuel et les annonces importantes. Les employés peuvent y accéder à tout moment et ces informations sont toujours à jour.
Filière d’embauche – Gardez une trace de toutes les embauches potentielles avec ce modèle. Il contient le nom du candidat, le statut de l’entretien, ses compétences et des liens vers son profil en ligne.
Quelques idées supplémentaires pour faire démarrer votre espace de travail Notion :
- Base de connaissances
- Journal à puces
- Directives de code
- Feuille de route du produit
- Gestion des podcasts
- Projets à domicile
- Rédaction d’un livre
- Recherche d’emploi
- Agenda de voyage
- Collection de jeux
Fonctions supplémentaires
Notion est également un excellent outil de collaboration avec d’autres personnes. Vous pouvez marquer les autres en @ mentionnant leur nom. Vous pouvez également partager des pages avec n’importe qui avec un lien.
Les espaces de travail de Notion ont des Membres et des Invités. Les membres peuvent créer, modifier, commenter et partager des pages. Les invités sont des personnes externes que vous invitez à voir votre espace de travail ou une page spécifique. En fonction des autorisations que vous leur accordez, ils peuvent soit éditer, soit commenter, soit lire. L’accès des invités est utile pour vos clients ou vos sous-traitants avec lesquels vous devez partager rapidement des informations. Vous pouvez également créer des groupes d’utilisateurs afin de gérer les autorisations pour tous.
Avec Notion, vous pouvez accéder à vos données de n’importe où. Ils ont des applications sur plusieurs plateformes dont iPhone, Android, Windows, Mac, ou vous pouvez utiliser votre navigateur.
Pour
Notion peut être utilisé pour organiser de nombreux domaines différents dans votre vie. Les avantages sont les suivants :
- Accès partout
- Personnalisable
- Téléchargements illimités de fichiers
- Bases de données
- Partage de n’importe quelle page en externe
- Équipe de soutien utile et amicale
- Historique des versions
Contre
Notion manque de plusieurs fonctionnalités qui peuvent vous dissuader de l’utiliser. Voici quelques inconvénients actuels de Notion :
- L’absence d’une API pour le connecter à d’autres services logiciels (cependant, ils sont en train de la développer activement)
- Permissions plus avancées lors du partage de pages
- Nécessite des calculs et des formules plus intensifs
- Pas de support pour l’écriture manuscrite
- Ne se synchronise avec aucun service de calendrier
- Meilleur support hors ligne
- Meilleure mise en forme du texte (personnalisation de la police et amélioration du copier/coller)
Tarification
Notion a plusieurs plans pour s’adapter à tous les types de personnes ou d’entreprises. Pour commencer, ils proposent un plan gratuit pour un maximum de 1 000 blocs et une limite de téléchargement de 5 Mo. Leurs plans personnels sont de 5 $ par mois ou de 4 $ par mois payés annuellement. Il s’agit d’un plan généreux comprenant des blocs illimités, des téléchargements de fichiers illimités et un historique des versions de 30 jours. Vous pouvez même faire une démonstration de Notion directement sur leur page d’accueil sans créer de compte.
Pour les équipes, chaque utilisateur coûte 10 $ par mois ou 8 $ par mois payé annuellement. Les comptes d’équipe comprennent des outils d’administration et des autorisations avancées. Leur plan d’entreprise comprend un historique de versions illimité, l’ouverture de session SSO et SAML, un gestionnaire dédié, et plus encore.
Notion est gratuit pour les éducateurs et les étudiants et donne un crédit aux startups.
Tutoriels et communautés pour vous aider à démarrer
Il existe quelques communautés Notion et des utilisateurs expérimentés qui présentent tout ce que Notion peut faire. Voici quelques-unes des plus utiles :
Notion a une page Communauté dédiée à la présentation de toutes les communautés Notion les plus utiles.
La page d’aide et de support de Notion contient des informations utiles pour les débutants et les utilisateurs avancés.
Le groupe Facebook, Notion Made Simple, est l’une des communautés d’utilisateurs de Notion les plus actives. Avec près de 12 000 membres, c’est un endroit idéal pour poser des questions.
La communauté Reddit est un autre endroit où vous pouvez obtenir des informations sur la meilleure façon d’utiliser Notion.
Des utilisateurs chevronnés tels que Francesco D’Alessio, Marie Poulin et William Nutt ont créé une grande variété de vidéos et d’articles approfondis sur les nombreuses façons d’utiliser Notion.
Dernières réflexions
Garder toutes vos informations en un seul endroit vous aidera à vous concentrer sur vos affaires ou votre vie personnelle sans avoir à vous souvenir de tout ou à les séparer dans plusieurs applications. L’espace de travail tout-en-un de Notion peut capturer toutes vos données importantes.
Il existe une variété d’applications collaboratives centralisées, mais les fonctionnalités et le prix de Notion en font une option solide. Utilisez Notion pour vous aider à avoir une vue d’ensemble de ce que vous avez accompli et des objectifs que vous allez commencer à atteindre.
