Lorsque vous êtes submergé par tout ce que vous n’ avez pas encore fait, il est facile de mélanger vos priorités. Si quelqu’un attend que vous accomplissiez une tâche, vous pouvez penser que c’est l’élément le plus important de votre liste. Mais si cette tâche est secondaire par rapport à une autre de vos priorités, il vaut mieux la repousser dans votre calendrier. De même, le fait d’avoir 10 choses à faire peut être si stressant qu’elles vous semblent toutes aussi importantes les unes que les autres. En passant calmement en revue vos tâches à accomplir, vous serez en mesure de les voir pour ce qu’elles sont. En les décomposant, vous verrez qu’elles vont de très importantes et de votre priorité numéro un à « Oh, celle-ci n’a en fait aucune importance » La matrice « urgent important » – également appelée « matrice Eisenhower » – est un outil extrêmement basique, mais très utile pour trier vos tâches. Concentrez-vous sur ce qui est important sans vous laisser distraire par tout le reste.
Qu’est-ce que la matrice des urgences et des priorités ?
La matrice urgente et importante est un tableau simple qui sépare les tâches en quatre catégories différentes. Chaque catégorie correspond à une action.
- Urgent et important – A faire en premier
- Pas urgent et important – Faire plus tard / planifier
- Urgent et pas important – Déléguer
- Pas urgent et pas important – Éliminer
La raison pour laquelle on l’appelle la matrice d’Eisenhower est que le président Eisenhower, connu pour son efficacité, a déclaré : « J’ai deux types de problèmes : les urgents et les importants. Les urgents ne sont pas importants, et les importants ne sont jamais urgents. » Voici à quoi ressemble la matrice urgent-important lorsque vous la présentez visuellement :
Source : Conceptboard
L’objectif de la matrice est de mieux hiérarchiser ce qui doit être fait sans craindre de mal gérer les tâches ou de mal gérer son temps. Vous pouvez l’utiliser pour à peu près tout, des courses aux tâches ménagères en passant par la gestion des projets professionnels et même la routine de votre semaine de travail. Si les ressources sont limitées et que vous ne pouvez pas tout faire avant la fin de la journée (ou de l’heure ou de la semaine), la matrice « urgent important » vous dira ce sur quoi vous devez vous concentrer maintenant – et elle le fera rapidement.
Une dernière chose : si la matrice urgente et importante est une aide précieuse lorsque vous croulez sous les responsabilités, elle l’est également lorsque vous essayez de rationaliser votre flux de travail et d’alléger votre régime de travail. Au lieu de faire ce que vous faites et de perdre du temps, utilisez la matrice de temps en temps pour évaluer pourquoi vous faites ce que vous faites de manière répétitive. J’ai utilisé cette matrice pour tout faire, depuis raccourcir ma routine matinale jusqu’à décider des clients et des projets à abandonner définitivement.
Comment classer vos tâches à faire et vos tâches professionnelles à l’aide de la matrice » urgent important » ?
La matrice urgence-importance est facile à utiliser une fois que vous l’avez comprise, mais pour l’instant, prenez le temps d’apprendre quels types de tâches appartiennent à chaque quadrant.
Urgent et important : A faire en premier
Il serait impossible de vivre une vie sans tâches « urgentes et importantes ». Mais lorsqu’elles atteignent ce quadrant, vous êtes probablement en situation de crise ou d’urgence, même si cela signifie simplement une longue journée de travail et l’impossibilité de dormir. Ce sont les éléments que vous devez gérer depuis cinq minutes. Si vous continuez à les laisser sans surveillance, vous aurez des problèmes. Les échéances, les pannes de matériel ou de logiciel et les plaintes des clients entrent dans la catégorie « urgent et important ». Par exemple :
- Planifier les messages sur les médias sociaux concernant la vente qui commence aujourd’hui.
- Réviser un article parce que le client n’était pas satisfait de la première soumission.
- Le site Web est en panne – contactez l’hébergeur dès que possible.
- Reprendre contact avec le client qui a laissé une critique négative sur Facebook.
La plupart du temps, vous pouvez voir venir ces tâches. Certaines d’entre elles ont probablement vécu sur votre liste « Pas urgent et important » pendant un certain temps jusqu’à ce que l’échéance devienne aujourd’hui. Si cela se produit régulièrement, demandez-vous pourquoi vous remettez à plus tard certaines tâches et s’il n’existe pas un système qui empêcherait les tâches normales de devenir des tâches incontournables « aujourd’hui va être un cauchemar ». De plus, même si vous ne pouvez pas toujours prévoir les urgences, vous pouvez créer des plans d’urgence pour celles qui sont susceptibles de se produire, comme les pannes de site Web et les mauvaises critiques.
Non urgent et important : A faire plus tard / à planifier
Il s’agit des tâches qui ont survécu sur votre liste pendant des semaines, des mois ou des années, car si elles sont importantes, elles ne sont jamais urgentes. Votre vie ou votre carrière ne s’écroulera pas si vous ne les faites pas, mais vous risquez aussi de ne pas vous rapprocher de certains de vos grands objectifs. L’éducation et la formation, la mise à jour des processus et des flux de travail, l’établissement de relations et la maintenance proactive entrent dans la catégorie « Pas urgent et important ». Par exemple :
- S’inscrire à un cours de marketing gratuit de la société X.
- Refaire le budget de la maison et créer un plan d’épargne.
- Demander à John s’il veut prendre un café pendant notre pause déjeuner la semaine prochaine (et lui demander comment il a obtenu cette promotion).
- Passer l’aspirateur dans la voiture et essuyer l’intérieur.
Vous voyez ? Ces tâches ajouteraient certainement à votre vie si vous les faisiez, mais elles ne la gâchent pas si vous ne le faites pas. Tu travailles encore tous les jours, mais tu ne fais pas progresser tes compétences. Vous mettez de l’essence dans votre voiture lorsqu’elle est à plat, mais vous ne la gardez pas propre. S’il y a des domaines de votre vie où vous vous contentez du strict minimum et abandonnez ensuite, vous avez probablement ces tâches sur votre liste depuis longtemps.
En vous débarrassant de certaines de ces tâches – et en commençant par une seule – vous soulagerez les tâches « urgentes et importantes ». Pourquoi ? Ce qui est « important et non urgent » en ce moment peut devenir urgent si on ne le vérifie pas – comme, par exemple, la vidange dont vous saviez avoir besoin il y a un mois. Puisqu’il s’agit de la section « À faire plus tard / Calendrier », déplacez une ou deux tâches de votre liste vers votre calendrier réel. Inscrivez-la sur votre calendrier, programmez une alarme, prenez le téléphone et fixez un rendez-vous, etc.
Urgent et non important : Déléguez
Il est probable que ces tâches vous rendent un peu fou. Elles vous prennent de l’énergie et du temps sans avoir beaucoup de retombées. Vous avez peut-être l’impression que ces tâches sont plus du travail qu’autre chose. Les méthodes de communication, les demandes d’autres personnes et les tâches que vous faites parce que c’est ce que vous avez toujours fait font partie de la catégorie « Urgent et pas important ». Par exemple :
- Exécuter le rapport hebdomadaire et l’ajouter au fichier « Rapports ».
- Répondre au message du recruteur sur LinkedIn.
- Envoyer un courriel au client potentiel pour lui dire que je ne peux pas accepter son projet.
- Mettre à jour la feuille de calcul du budget avec les dépenses d’hier.
Ce quadrant est un peu délicat. Si les tâches individuelles peuvent être sans importance, la vue d’ensemble est parfois importante. De plus, le fait d’associer des tâches de faible valeur à des résultats de grande valeur peut en fait vous mettre des bâtons dans les roues. Par exemple, le suivi de vos dépenses est un bon moyen de trouver des marges de manœuvre dans votre budget. Cependant, mettre à jour votre feuille de calcul budgétaire tous les jours avec un récapitulatif des dépenses de la veille relève plus de la saisie de données que de la leçon d’apprentissage.
Vous voudrez passer du temps dans ce quadrant à vous demander comment rendre chaque tâche plus efficace. Et, après avoir transformé la tâche en une version plus productive d’elle-même, demandez-vous si elle appartient désormais à un autre quadrant. Par exemple, si vous vous inscrivez à un outil budgétaire qui organise vos dépenses après les avoir reliées à vos comptes bancaires, vous n’aurez plus à le faire manuellement. Cette tâche se transforme en : « Examiner le budget pour voir où je peux réduire mes dépenses » Vous pouvez le faire tous les mois au lieu de tous les jours, ce qui la fait passer dans la catégorie « Pas urgent et important » – que vous pouvez ensuite programmer pour le premier de chaque mois.
Pas urgent et pas important : éliminer
Les tâches qui entrent dans cette catégorie n’ont aucune valeur – et vous n’êtes même pas obligé de les faire. Parfois, je me retrouve à faire ces tâches lorsque je n’ai pas envie de commencer mes tâches « urgentes et importantes ». Tout à coup, je m’intéresse à mon fil Twitter comme jamais auparavant, ou je décide que c’est le moment idéal pour organiser mes livres déjà organisés.
Les courriels dont vous pourriez vous passer, l’utilisation excessive des médias sociaux et les réunions de travail improductives (ou même les conversations personnelles sans importance, comme la dispute que vous avez toujours avec votre mère) entrent dans la catégorie « Pas urgent et pas important ». Ces tâches ne figurent peut-être même pas sur vos listes de tâches habituelles, mais si vous y réfléchissez, vous faites souvent les mêmes choses. Par exemple :
- Est-ce que vous éliminez 20 e-mails promotionnels chaque jour, même si vous n’achetez jamais dans ces magasins ?
- L’écrémage de Twitter fait-il partie de votre routine de travail matinale, même si vous ne tweetez jamais et ne participez jamais aux conversations ?
- Avez-vous une réunion permanente avec un client chaque semaine, même s’il n’y a pas assez de choses à discuter ?
Débarrassez-vous-en. Et si vous ne pouvez pas, déterminez où se trouve sa valeur, élaborez un plan pour rendre la tâche plus efficace et déplacez-la dans un autre quadrant.
Gardez à l’esprit que certaines tâches sans intérêt peuvent sembler sans valeur, même si elles ne le sont pas. Ce qui n’a aucune valeur pour une personne peut avoir beaucoup de valeur pour vous, surtout si cette tâche vous rend plus calme, plus heureux, plus inspiré, etc. Ne confondez pas « tâche » et « activité de loisir » Vous n’avez pas besoin d’ajouter « écouter le podcast de récapitulation du Bachelor » à cette liste si c’est ce que vous faites pour vous faire plaisir à la fin de la journée.
Dernières réflexions sur la matrice Urgent-Important
Avoir une vie familiale et un calendrier professionnel complètement organisés est un beau rêve, que vous pouvez probablement réaliser la plupart du temps. Mais même si vous avez une routine fiable et efficace, il y aura des jours où vous croulerez sous tout ce qui doit être fait à la minute même. Au lieu d’essayer de devenir surhumain – ce qui ne marche jamais et ne fait que vous épuiser, vous grignoter des cochonneries et regarder la télé-réalité à 3 heures du matin en réaction à tant de stress (est-ce que c’est juste moi ?), mettez tout en place devant vous en utilisant la matrice urgence-importance. Lorsqu’il n’y a pas assez d’heures dans la journée – ou assez d’énergie pour passer à travers – déterminer ce qui est important et pourquoi est un sauveur de vies.
P.S. Évidemment, cette matrice est très facile à dessiner soi-même, mais si vous voulez télécharger un modèle, il en existe de nombreux gratuits, comme celui du site Web Eisenhower (il existe aussi une application).
Y a-t-il un élément de votre liste de tâches que vous savez pouvoir accomplir de manière plus efficace ? Il existe (probablement) une application pour cela. Nous avons rassemblé nos 25 applications de productivité préférées pour les professionnels.
